1. 長時間の会議で、仕事をやり遂げた気になってませんか? 『速さは全てを解決する』

長時間の会議で、仕事をやり遂げた気になってませんか? 『速さは全てを解決する』


 仕事は素早く効率的に行うのが大切だとわかっていても、思い通りにいかないことがありますよね。仕事に時間が掛かりすぎてしまうのは、「結果」を出すための工夫よりも内容を工夫することに意識が向いていることが原因かもしれません。

 ビジネス書のベストセラー『ゼロ秒思考』の著者である赤羽雄二氏によると、仕事で素早く結果を出すためには、それに適した方法があるのだそう。

 今回、赤羽氏の『ゼロ秒思考』の姉妹書ともいえる『速さは全てを解決する』から、「会議の方法」に焦点を当ててご紹介します。

日本人は長時間労働の割に仕事の生産性が低い?

 著者によると、日本の企業は労働時間が長いにも関わらず、仕事の生産性が低いそうです。その理由として、次のようなものを挙げています。

 日本のホワイトカラーの生産性の低さの三大要因は、「自分で決定し、推進しきれない多くの経営者や部門長」「部門内外の調整につぐ調整」「それにともなう膨大・過剰な書類作成」だと考えている。
 特に深刻かつ根源的な点は「自分で決定し、推進しきれない多くの経営者や部門長」だ。

出典:赤羽雄二(2015)『速さは全てを解決する』

 自ら決定し、推進できるのが「仕事ができる」という状態。日本の経営者や部門長が決して仕事ができないというわけではなく、自信を持って決断するべき場面で消極的になりがちだそうです。

 仕事の生産性を落とすもっとも深刻な問題が決定や推進。次に、それが要因となり陥ってしまう「生産性の低さ」を解決する方法として、会議を効率化するための方法について紐解いていきましょう。

会議の「時間の長さ」と「頻度の多さ」

 だらだらと時間ばかりが過ぎていく会議、内容の重複した会議、大きな組織で働いてる人ほど、経験したことがあるのではないでしょうか。終いには、結論を次の会議に持ち越してまた会議が増えてしまうなど、仕事の効率化を妨げているのは明らかです。

 会議のやり方一つで仕事の効率が格段に向上するのであれば、すぐにでも実践したいところ。著者は、次のような会議のやり方を提唱しています。

会議の時間を半分に

 会議が長引くのは発言が少なく、議論に間が空いてしまうことが原因だそうです。もしも、会議のやり方を変えられる立場や状況であれば、会議の時間を今までの半分にするべきだと著者は述べています。

 会議の時間を短く設定し、その時間を守ることで自然と発言が増え、議論を行うスピードが向上するでしょう。

議論は素早く、効率的に

 会議の時間を短縮するだけでも、効率はかなり向上します。加えて、会議の進行を効率化することができるそうです。発言が少ない会議であれば、リーダーが率先して問題提起をします。そして、発言内容をひとつずつ確認しながら行うことで、メンバーは「話を聞いてもらえる」という感覚が持てるため、議論が進みやすくなるでしょう。

 丁寧に発言者の意見を聞き、注意を向けることで意見のすれ違いが起きたときの擦り合わせも可能になります。このような、少しの努力を怠らないことが会議をスムーズに進行するための秘訣


 今回『速さは全てを解決する』という本から、仕事の生産性を落とす原因と会議を効率化する方法を中心にご紹介しました。

 その他に、情報収集の効率化方法や、コミュニケーションを円滑にする方法など、著者が実践している具体的な方法が解説されています。気になった方は、ぜひ手にとってみては?

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