1. オフィスでのコミュニケーションのすれ違いの原因「ふわふわワード」への対策法

オフィスでのコミュニケーションのすれ違いの原因「ふわふわワード」への対策法

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出典:www.flickr.com
 
 「早めに終わらせて」「少し遅れます」「検討します」など、私達は気づかないうちに「ふわふわワード(曖昧な言葉)」を使っている。普段の生活ではそれでも問題ないもしれないが、仕事となると誤解を招いてしまうだろう。

「ふわふわワード」は誤解を招きやすい

 「ふわふわワード」とは、受け手によってはどのようにも取れる、曖昧な言葉を指す。この「ふわふわワード」は言葉の意味や明確な定義を確かめずにいると、後々すれ違いが起きてしまう可能性がある。

 例えば、「早めにこの資料を仕上げて欲しい」と言われたとする。ここで問題になるのが「早め」という言葉。「早め」は人によっては「一時間以内」かもしれないし、「今日中」あるいは「今週中」の可能性もある。それを確認せず、「資料が期限に間に合ない!」なんて事態は避けたいものだ。

コミュニケーションのすれ違いを予防するために

 ビジネスシーンでは、少しの伝達ミスが大きなミスに繋がることもある。ミスをなくすために、少しでもコミュニケーションのすれ違いを少なくしたいものだ。そのためにはどうすればよいだろうか。それには、以下の二つを注意するとよい。

具体的な数字で表す

 例えば「早めにお願いします」と依頼しても、「早め」は相手の感覚任せになってしまう。そうならないために「今日の17時までに」「今週木曜日の朝10時までに」など、具体的な数字で期限を決めよう

 他にも「今日の資料は少し多めに印刷して」と頼む場合も、「3枚多く印刷して」と伝えた方がすれ違いは防げるはずだ。

相手に確認を取る

 発信する側が具体的に発信するのはもちろん、受け取り手側も相手が「ふわふわワード」を使っていたらきちんと確認した方がよい

 よく営業の場面であるのが「しばらく検討します」という言葉だ。その「しばらく」は発信者側にとって、一週間かもしれないし、あるいは一か月かもしれない。

 ただ注意すべきなのは、相手が言いにくいことを気を使って曖昧に表現している場合があるということ。この場合、「しばらく検討します」には断りたいのを暗に示している場合があるかもしれない。

 こういった時、「断るということですか?」などとストレートに確認するのは失礼にあたる。そこで、相手の状況をきちんと見て配慮しながら「いつ頃ご連絡すればよろしいでしょうか」などと確認をすべきだろう。


 仕事で「ふわふわワード」を使うと、重大なミスにつながりかねない。かといって、すべてを正確に確認すればよいわけでもない。相手に配慮することを第一に考え、「ふわふわワード」を避けたコミュニケーションを試みてはどうだろう。

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