1. ムダを省き、時間を短縮する! 会議を効率化するためにすべきこと

ムダを省き、時間を短縮する! 会議を効率化するためにすべきこと

by Engin Erdogan

 会社で行う会議は、重要な決定を下したり、方針を決める重要な場です。しかし、いつまでたっても決議ができなかったり、誰も積極的に意見を出さない会議は、非効率で、ムダな時間が使われてしまいます。会議の効率化を図り、スムーズな仕事を目指しましょう。ここでは、会議の効率化を図るための方法を紹介します。

レジュメを作り、会議の内容を確認

 会議において事前の準備は効率化のうえでは絶対不可欠です。まずは当日のレジュメを作成しましょう。レジュメを作るためには、その会議のテーマやプログラムを決めなければなりません。しっかりとテーマや議題を決め、会議に臨むためにもレジュメを作ることが重要になるのです。

会議で話すことは事前に決めておく

 会議を進める上では、どのようなことを話すのかを決めておくことが重要になります。特に定例会議の場合、話すことはだいたい決まっている場合が多いでしょう。その月の報告などは、決まっていることを共有することになりますので、事前に話す内容を定め、話す人に確認しておくと効率化することができるでしょう。

事後共有を行う

 会議を効率化するためには、事後の共有も重要になります。次回話すことや会議で決まったことを共有することで、次回の会議への見通しがクリアになり、事前の準備などの効率化に繋がります。また、事後の共有をしっかりと行うことで、会議に参加する人のリマインドや、新規で会議に参加する人への助けにもなるでしょう。



 ここでは、会議を効率化するための方法を紹介しました。ムダな時間を省き、そして、会議で必要な部分はなるべく時間をかえずに行うことができるようにすること、それこそが会議の効率化には不可欠だと言えるでしょう。

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