1. 「時間がない」とならないために必要な仕事に取り掛かる上での3つの心得

「時間がない」とならないために必要な仕事に取り掛かる上での3つの心得

by DaGoaty

 仕事には必ずタイムリミットがあります。「今日中にこれだけの量の仕事をしなければならない」というノルマを持つことも少なくありません。「タイムリミット目前なのに、仕事が終わりそうもない。時間がない」と焦ってしまう場合も、時としてありますよね。焦りはミスの元です、仕事がさらに遅延してしまうことにもなりかねません。そうした事態を避けるための仕事の取り組み方をお話ししましょう。

最初に目安を設定し、段取りを整えてからスタートする

 スケジュールを組むことなく、いきなり仕事を始めてしまうと、最後のほうになって「時間がない」ということになりがちです。ですから、必ず、仕事を始める前に自分でスケジュール設定をしましょう。大切なのは「目安」を決めておくこと。たとえば、会議資料を2日間で作成するとしましょう。その場合は、まず、すべきことを今日と明日に分けて、「今日中にここまで終わらせよう」という目安を設定するのです。さらに、それを実現するためにはさらに細かいスケジューリングが必要です。「15時の段階でここまで」というように、ある程度細かく設定するといいでしょう。目安が設定できたら、その仕事に必要な資料や用具などを準備し、段取りをしっかり整えてからスタートすると、スムーズに仕事に入れます。

自分の中での締め切りを早めに設定する

 その際に、もう1つ大切なポイントがあります。それは、締め切りの設定の仕方です。先ほどの例で言うと、「明日の終業時までに会議資料を作成する」というのが与えられた制限時間です。しかし、そのタイムリミットを意識しながら仕事を進めていくと、結局最後になって時間がないということになりがちでしょう。「明日中に終わらせればいいや」という意識が、自分にある種の甘えを許してしまうのです。そこでおすすめなのが、自分の中で締め切りを早めに設定してみるやり方。「明日いっぱい」ではなく「明日の午後15時がリミット。残りの時間で最後のチェックをする」というように、意識を変えてみましょう。そして設定した時刻を目標に、作業目安を設定していくのです。

随時振り返りとチェックをして、作業目安を微調整する

 仕事が予定通りに進むということにはなかなかありません。思わぬミスをしたり、他の仕事によって、作業が遅れることもあるでしょう。それが元で、最後に時間がないということにならないよう、随時立ち止まり、振り返る時間を設けるようにしましょう。仕事の振り返りをして進捗状況をチェックし、遅れている分を取り返すために、どのくらいペースアップすればいいかを考える時間を作るのです。達成可能な範囲内で調整しながら、最終目標を達成するためのペースを見極めるようにしましょう。



 ここでは、仕事が間に合わず「時間がない」とならないための方法を紹介しました。早めに仕事を進め、自分が今どの地点なのかを把握することで、進捗の遅れはなくなります。是非参考にしてみてください。

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