1. ミスをしてしまったときは後始末が大事! 取引先の会社に提出する謝罪文の書き方

ミスをしてしまったときは後始末が大事! 取引先の会社に提出する謝罪文の書き方

by Shift Lock
 お客様や取引先の会社に対して謝罪の気持ちを表わす書面を、「謝罪文」または「詫び状」と言います。謝罪文は、事務処理や手続き上のミス、あるいは不手際や、商品・サービスの不備・不具合、商品やサービスに対するクレームがあった場合などに書きます。ここでは、ビジネスシーンでのミスにより、お客様や取引先の会社に対して謝罪文を書くときに気をつけるべきことを紹介します。

謝罪文と始末書、顛末書の違い

 謝罪の意を表す書状には、 謝罪文のほかに始末書、顛末書があります。謝罪文は、お客様や取引先の会社に対して書く社外文書のひとつです。始末書と顛末書は社内文書になります。謝罪文であれば、社外文書として、相手に失礼にあたらないように気をつけなければなりません。いきなり書面で謝罪するのではなく、できるだけ早く電話で謝罪し、その後、改めて書面でお詫びするのがよいでしょう。謝罪文を書く時は、心から謝罪する気持ちをこめて書くことが大切です。

手書きの文面で提出することが好ましい

 謝罪文は、相手にお詫びの意を書き記すものですので、誠意を表すためにも手書きの書面が最良です。差出人は、ミスやトラブルがそれほど大きくない場合は担当者名で良いでしょう。該当する部署の責任者名で出すこともありますし、甚大な被害が出た時など、会社の代表者名でないと相手が納得できない場合もあります。これらは、ミスやトラブルの程度で判断することが重要です。誠意をしっかりと見せて謝罪するスタンスで謝罪文を書くようにしてください。

原因と対策を明確に記す

 謝罪文には必ず、そうなってしまった原因と今後の対策を明記しましょう。具体的な原因と、今後の対策が示されていない謝罪文は、その意味を成しません。謝罪文を書くからには、しっかりと今後の対策を含め、ミスが再発することがないような対策案をあらかじめまとめておくべきでしょう。


 ここでは、取引先の会社へ提出する謝罪文の書き方で気をつけるべきことを紹介しました。謝罪文はミスに対して誠心誠意対応することを示すものです。マナーやルールを守り、しっかりと相手に意思を示すようにしましょう。

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