1. 「返信の返信」は必要?ビジネスメールのやりとりで気をつけるべき基本ルール

「返信の返信」は必要?ビジネスメールのやりとりで気をつけるべき基本ルール

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 ビジネスメールのやりとりでは「返信の返信」という形でメールを送る場面がある。

 返信の返信でビジネスメールを送る際、基本的なルールを守ってメールを送れているだろうか?

 知っているようで知らない、ビジネスメールの「返信の返信」に関する基本ルールをチェックしてみよう。

返信メールの件名は「Re:」のままでいいのか?

 ビジネス相手から来たメールを返信する場合、自分で変更しない限り、返信画面の件名は「Re:」と表示される。

 「Re:」をつけたまま返信すると失礼にあたるか?といえば、実はそうではない。

 どのような用件で、どのくらいの回数メールやりとりをしていたのか、素早く把握できるため、ビジネスでは都合がいいのだ。

「返信内容の話題を変えるとき」にメール件名を変えるのが基本!

 ただし、ビジネスメールの件名を変えるケースもある。

 返信の返信として送るビジネスメールの内容を、別の話題へと転換する場合だ。ビジネスメールで別の話題を切り出す場合、件名のチェックを怠らないようにしよう。

 とくに、長期間のプロジェクトでのビジネスメールのやりとりでは、話題が変わることが多々ある。そのときはメール件名を「Re:」のままにせず、しっかり変更してほしい。

メール返信では「Re:」の乱用に気を付ける

 同じ案件の内容について、何度もビジネスメールのやりとりが続くこともあるだろう。

 ビジネスメールのやりとりを繰り返すうちに気になってくるのが「Re:」の数。件名が「Re:Re:Re:Re:Re:○○資料の件」のようになってしまうと、とても見づらい。

 また、どのような用件のメールなのか?ということが一目でわかりづらくなってしまう。

 ビジネスメールのやりとりが続いて「Re:」の数が多くなってしまう場合、「Re:○○資料の件(5)」というように、「Re:」の数を件名の横に記して返信すると親切だ。

【返信メールの件名】「Re:」の数が多くなってしまった場合の対処法

  • 「Re:」の数を件名の横に記す
  • (例)Re:Re:Re:Re:Re:○○資料の件→Re:〇〇資料の件(5)

 ビジネスメール、「返信の返信」するべき?しないべき?

 返信の返信文を書いているときに考えてしまうのが、「お礼メールに返信をする必要があるのか?」ということ。

 現在では「お礼メールへの返信は不要」という意見が多く、新しい用件がない場合はメールを返さなくてもよい、という考え方がビジネスパーソンの間で定着している。

「返信は不要です」メールは返信を要検討!

 ただ、注意したいのは「返信は不要です」とメールに記載されていた場合。

 例え「返信は不要です」と書かれていても、自分で返信の必要があると判断した場合はメールを返信するのが基本だ。

 返信の必要があるのにも関わらず、「相手から返信不要の旨を伝えられた」という理由で返信をしないと、心象が悪くなってしまう場合もあるので気をつけよう。

【メール返信の必要の有無】「返信の返信」が必要かどうか判断するポイント

  • お礼メールへの返信はとくに必要なし
  • 「返信は不要です」と書かれていた場合は、自分で返信の必要有無を検討するのがベター


基本ができてなきゃ意味がない! 基本的なビジネスメールの返信ルール

 「返信の返信」についてのビジネスメールのルールについて紹介してきたが、これは全て「基本」の上で成り立つこと。

 本記事で紹介した「返信の返信」に関するルールに加えて、ビジネスメールの返信ルールをチェックしておこう。 

基本的なビジネスメールの返信ルール①:返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら1つにする

 先ほども紹介したメール返信における「件名」のマナー。

 返信が続き、デフォルトの件名で鬱陶しいほど「Re:」の数が多くなってしまったら、「Re:」は1つにしよう

 より親切に件名をつけるとしたら、件名の横に「Re:」の数を括弧でくくって明記しておくのがベストだ。

基本的なビジネスメールの返信ルール②:メールの返信は当日か翌日までに

 どれだけメール文のマナーが守られていても、返信が遅すぎては意味がない。

 メールを受信した当日、遅くても翌日に返信するのが基本だ。すぐには返信できないような内容の場合は、メールを確認した旨を伝えると先方も安心するだろう。

基本的なビジネスメールの返信ルール③:「<」「<<」を引用マークを活用する

 返信のメール文を書く際、相手のメールを抜粋引用するのも基本だ。

 抜粋引用をうまく使っていないメールは読みづらく、相手がメール文を読んだときに「これは何についての回答だ?」と疑問に思わせて、メールを遡る手間をかけてしまうかもしれない。

 そういった手間をかけさせないためにも、適度な抜粋引用を活用しよう。引用する際は「<」「<<」といったマークを文頭に置こう

【超基本】ビジネスメールの返信ルール

  • メール返信の件名で「Re:」が多くなりすぎたら「Re:」は1つにする
  • メールの返信は当日か翌日までにする
  • 返信の本文において、引用を用いた方が説明がわかりやすくなる場合、「<」「<<」といった引用マークを使って抜粋引用をして文章をわかりやすくする


 返信の返信をするときのビジネスメールの基本ルール、しっかり頭にインプットできただろうか?

 メールの返信1つを取ってもさまざまなルールがある。しっかりと自分の中でメールの正しい書き方や作法を押さえ、ビジネスパーソンとして恥ずかしくない対応をしよう。

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