1. 重要なコミュニケーション手段! FAXを送信するときのビジネスマナー

重要なコミュニケーション手段! FAXを送信するときのビジネスマナー

by kalleboo
 仕事をしていると必ず必要が生じる、社内や社外への業務連絡。その時々に応じて電話やメール、FAXなどから一番ふさわしいツールを選ぶことになりますが、いずれを使う場合でもマナーはがあります。ここでは、FAXを送るときのビジネスマナーを紹介します。

送付状を付ける

 取引先にFAXを送信するときは、必ず送信する書類の上に送付状をつけます。送付状には宛先、件名、内容、送信元を記しましょう。送付状をつけないまま書類を送信すると、取引先には書類だけが送信されてしまうことに。これでは、誰宛の何という書類なのかわかりません。送付状はFAX特有のものですが、付けなければ、相手の業務に差し支えが出てしまいますので、忘れずにしっかりと付けることを意識しましょう。

複数枚のときは通し番号を書く

 書類が複数に渡る場合には、送付状に「全◯枚」などと書いておくと、すべて受信されたのかどうかの確認ができます。

 また、書類には通し番号をつけておきましょう。FAXを使う場合、送信ミスや受信がうまくいかない場合があります。通し番号を付けることで、正確に送れたのかどうか連絡を取ることができます。ばらばらに出てきた書類がごちゃ混ぜになって、受け取り手が、どれがどの書類か判断できないということにならないようにマナーでとしてしましょう。

見えにくいものには配慮をして送る

 小さな字や写真が入っている場合、普通にFAXを送信するとつぶれてしまって見えにくくなります。文字が潰れてしまいそうな場合は、拡大して送るか、はっきりと記載されているものを用意すべきでしょう。


 ここでは、FAXを送信するときのビジネスマナーを紹介しました。FAXは今でも、重要なコミュニケーションツールとして重宝されています。ビジネスマナーとして、使い方をしっかりとマスターしましょう。

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