1. 相手の気持ちを考えることが1番大切!取引先の会社に電話をかけるときの時間帯のマナー

相手の気持ちを考えることが1番大切!取引先の会社に電話をかけるときの時間帯のマナー

by Phil Roeder
 ビジネスマナーとして、電話を入れるタイミングにもマナーが存在します。一本の電話をかけるにも、ふさわしいタイミングとNGの時間帯があります。メールに関しては時間を気にせすに気兼ねなく送って良いとされている場合もありますが、電話となると、マナーをしっかりと守るべきだとされることが多いです。ここでは、電話をかける際の基本的なビジネスマナーとして、基本的な「ベスト」と「NG」の時間帯について説明します。

電話をかけるのがご法度なNGな時間帯

 まずはNGな時間帯について。電話をかけるタイミングに迷ったときは、相手が今、どういう状況にあるのかを想像してみましょう。たとえば、朝一番に相手の会社の始業時間に電話をするとして、相手はどういう状況にあるでしょうか。これから一日の仕事が始まるのですから、仕事の準備で忙しい可能性が高いです。朝の時間帯に電話を掛けることは、取引先の朝の貴重な時間のペースを乱すことになるので避けましょう。
 
 また、これから昼休みに入ろうとするタイミング、昼休みを終えて席に戻ったタイミングも好ましくありません。業務の切り上げや再開の時間帯であり、かけても不在の場合が多いでしょう。

 もう1つは、相手の会社の終業時刻前。仕事の終了間近での電話は、相手の作業フローを乱し、仕事の時間を伸ばしてしまう原因となります。

ベストの時間帯

 ここまで挙げた時間帯を外して相手の会社に電話をかければ、まずマナー違反にはならず、相手を不快にすることはありません。特にベストな時間帯は、その日の仕事を始めて少したった午前10時から11時ごろと、昼休みモードが完全に抜けた午後2時から3時ごろです。マナーとモラルをしっかりと守れば、相手も快く電話対応をしてくれるでしょう。

緊急時や急ぎの用件がある場合は例外

 ベストな時間帯でも、例外があります。しかも、実際に仕事をしていると、かなり頻繁に起こるでしょう。それはズバリ、緊急や急ぎの要件がある場合。ただし、一刻も早く先方に伝えなければ先方に迷惑がかかってしまう、あるいは、大きなミスが発覚し、先方とすぐに対応策や善後策を相談しなければならないという場合は、上記の「マナー」に囚われる必要はありません。



 ここでは、電話をかける時間帯に関するビジネスマナーを紹介しました。「相手にとってベストのタイミングは?」と考えることが1番重要です。それが、相手の会社に電話をするときのマナーの判断基準となります。電話をかけるときの参考にしてみてはいかがでしょうか。

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