1. 「電話嫌い」克服への第一歩!電話の取次ぎをするときのメモの取り方4ステップ

「電話嫌い」克服への第一歩!電話の取次ぎをするときのメモの取り方4ステップ

by Milica Sekulic
 電話応対に慣れていない人にとって、会社の電話を取ることは、本当に緊張する仕事だと言えます。電話に出るたびに、「大切な事を聞き逃してしまったらどうしよう」と、不安でいっぱいになってしまうことでしょう。実は、聞いておく手順さえ決めておけば、マナー通りの取次ぎが可能なのです。また、ちょっとした工夫が自信にも繋がります。では、どのような手順で取次げばいいでしょうか。ここでは電話を取次ぐときのメモの取り方を紹介したいと思います。

まずは、相手の名前をしっかりと聞いてメモする

 電話の応対の際に、内容に漏れの無いようしっかりとメモしていって、最終的に誰からの電話だったのかを聞き忘れてしまい、怒られてしまうことがあります。これは、うっかり起こしてしまうミスの一つとして挙げられます。まずは、「失礼ですが、お名前を頂戴してもよろしいでしょうか」と、失礼の無いように丁寧に名前を伺う事を忘れないようにすると完璧です。

取次ぐ相手は誰なのか

 相手の名前を頂戴したら、取次ぐ相手が誰なのかをきちんと確認します。「◯◯でよろしかったでしょうか」と確認しましょう。そのとき、部署や名前などを聞くことでさらに正確さが増します。「総務課の鈴木ですね」など、相手の返答に対して再度確認を取ると、取次ぎの失敗を減らすことができるので、とても有効な方法です。

急用か急用でないかを聞く

 大切な電話で、本人が不在のため、自分が代わりに用件を伺った場合、万が一内容に漏れがあると、大変な事になります。このようなときは相手に「お急ぎでしょうか?」「急用でしょうか?」と聞く事をオススメします。もし急ぎの内容なら、内容を聞き漏らさないようにメモを取りましょう。何度も確認を取りながら、聞きとりにくい場合は「少しお電話が遠いようですので、もう一度お願いできますか?」と伝え、最後にもう一度複唱して間違いがないかをしっかり確認しておきましょう。

取り次ぐ相手が外出している場合はかけ直す旨を伝える

 相手に取り次ぐものがそばに居ない事を伝え、「戻りましたら、すぐかけ直します」と言って再度、相手の名前、電話番号を二度繰り返し、正確な情報をもらったら丁寧に代理で謝りましょう。伝言を望まれる方が結構多いですが、いくら確認をしても漏れなどが生じやすく、あとでトラブルにもなりかねませんので、できるだけ「こちらから再度かけさせてもらってよろしいでしょうか」と言って、かけ直しをお願いしましょう。

メモは後で書きなおしましょう

 電話中に、わかりやすく走り書きのメモをしたとしても、伝言相手には分かりにくい場合があります。取次ぎの伝言がある場合には、メモを元にして伝達事項を書き直すといいでしょう。特に電話がかかってきた時間は、そのとき、もしくは切った後すぐにメモを取るように心がけましょう。


 
 いかがでしたか?電話の取次ぎは、慣れるまでは緊張してしまいますが、電話に出るのを怖がって避けてしまうとなかなかマスタ-しにくいものです。ここで紹介したメモの取り方を実行して、積極的に電話が取れるようなビジネスマンを目指しましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する