1. メールの返信が来ない! 相手に催促をするときでもしっかりとマナーを守ろう

メールの返信が来ない! 相手に催促をするときでもしっかりとマナーを守ろう

by ginnerobot
 現在のビジネス社会において、メールのやり取りは仕事上で一般的なものとなっています。そのなかでは、相手からの返信がないために催促をしなくてはならない状況が発生することもあるでしょう。その際に、どういった事に気をつけてメールを送るべきでしょうか。催促のメールは、言葉遣い等に気をつけて送るようにしないと相手の心証を損ないかねません。ここでは相手からメールの返信が来ない場合の催促の仕方についてお伝え致します。

催促をする事に対してお詫びを述べる

 メールの返信の催促をする場合に付け加えるべきなのは、催促をする事に対してのお詫びの一言です。メールを送っても返信が来ないのは、もしかしたら先方が仕事の関係で出張していたりして連絡が取れないということも考えられます。また、そこまででなくても、たまたま仕事で忙しいためにメールの返信が遅れているという事もあるでしょう。そのような場合、新たに催促のメールが来たりすると、相手の心証を損ねてしまう結果を招く恐れもあります。

 相手がどうして返信をくれないかという事が分からない以上、催促は失礼に当たるかもしれないと想定して、丁寧かつお詫びの一言を添えたメールを送るようにするのがマナーと言えるでしょう。

丁寧な文面を心がける

 相手からメールの返信が来ない場合、どうしても早く返答を聞きたいと思ってしまい、メールの内容がぶしつけになってしまいがちです。実際に返信を催促するメールを送っているわけですが、その印象が強いと相手も良い印象を持ちません。早く返答が聞きたいという場合でも、丁寧な文面でメールを送る必要があります。

 また、催促をする場合は、つい相手に対してプレッシャーをかけたくなるものですが、そのような内容のメールでは仕事に対して良い結果を生むとは言えないでしょう。丁寧な文面で、相手にあまりプレッシャーをかけないような内容のメールで催促をするようにしましょう。

期日を再設定し直す

 仕事の都合で、メールが来ないと差しさわりがあるという場合、いつまでに返信が欲しいという事を明記した内容のメールを送るようにしましょう。もしかしたら、最初に送ったメールには仕事の内容に関する期日等が一切書かれておらず、そのため先方はそれほど急いで返信しなくても良いと考えていたのかもしれません。催促のメールを送る場合には、いつまでに返信をもらいたい旨を記載して送るようにしましょう。

 その際に、メールを送った日時と期日があまりにも迫っているようですと先方も慌ててしまいますし、良い判断が出来ないかもしれません。それなりの時間をとって返信をもらえるように、余裕を持って期日を伝えるようにしましょう。どうしても、メールを送ってすぐに結論を出してもらうという場合には、それに対するお詫びを一言付け加えましょう。


 
 以上、メールの返信が相手から返ってこない場合の催促の仕方についてお伝えしました。返信が滞っていて、なかなかレスポンスがない場合でも、しっかりとマナーを守ることが大切なポイントとなるでしょう。

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