1. コミュニケーションの第一歩! 新任の挨拶メールを社外に向けて送るときのマナー 

コミュニケーションの第一歩! 新任の挨拶メールを社外に向けて送るときのマナー 

by Håkan Dahlström
 新任として部署に配属されたときには上司と先方へ訪問し、挨拶をすることが一番ですが、相手の都合などで、すべてに挨拶回りができるとは限らないものです。そういう場合は、まずは挨拶のメールを社外に送ることになります。ここでは、新任として部署に配属されたときに社外へ送る挨拶メールの書き方について紹介します。

挨拶の内容を把握し、挨拶をきちんと済ませる

 新任の挨拶メールでの文章構成は「着任の挨拶・自己紹介→報告→感謝→今後について」になります。また、他のビジネスメール同様、時候の挨拶は省いても構いません。

 着任の挨拶には、配属された部署における自分の立場や肩書きについても書いておきます。また、自分が誰かから引き継ぐ仕事があったり、その部署に新任が入ることで業務フローに変更が生じる場合も、先方に知らせておくほうが混乱が少なくて済みます。上司や先輩など自分をフォローしてくれる人物がはっきりしている場合は、その人の名前も書いておくと相手に安心感を与えることができるでしょう。

自己紹介をして、コミュニケーションを図る

 社外に送る新任の挨拶メールでは、自己紹介も必要です。「新任です」とメールすることは、取引相手に対して担当者が変更になったことをきちんと通知するということでもあります。新任であることをあらかじめ示しておくことで、相手の気持ちの余裕や仕事の仕方にも変化が出てくるでしょう。

 自己紹介ですが、長々とする必要はありません。名前と肩書きと、あとは意気込みを簡潔に書いておきましょう。

挨拶メールの例文

 最後に挨拶メールの書き方の一例を紹介します。

このたび◯月◯日付をもちまして、
(配属先)へ(肩書き)として新しく着任いたしました。
今まで(前任者の名前)が行っていた業務を、
私、(自分の名前)が引き継ぐことになりました。
◯◯の仕事は未経験のため至らないこともあるかと存じますが、
一日も早くお役に立てるよう努めます。
前任者同様にご指導賜りますよう、宜しくお願い申し上げます。
できるだけご迷惑をおかけしないよう、
しばらくは弊社(担当者)がフォローに入りますのでご了承くださいませ。
後日、改めてご挨拶にお伺いしたく存じますが、
取り急ぎメールにてご連絡差し上げます。
今後とも、どうぞ宜しくお願い致します。



 ここでは、新任の挨拶メールの書き方について紹介しました。挨拶メールは、最初のコミュニケーションでもあります。良い印象を与え、前任者の仕事をスムーズに引き継ぐためにもマナーをしっかりと守ってメールを送りましょう。

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