1. 新入社員必見! 電話応対の基本として押さえるべきビジネスマナー3箇条

新入社員必見! 電話応対の基本として押さえるべきビジネスマナー3箇条

by Crystian Cruz
 新入社員のうちは、電話を取ることが怖いと思ってしまうこともあるでしょう。相手の顔が見えない状態でのコミュニケーションをする場合、特にビジネスマナーをしっかりと守る必要があります。

 電話でのやり取りは、文字だけでは伝わりにくいニュアンスも伝える必要があります。メールやSNSで連絡が取れるとしても、電話でのやりとりは必ず必要になる機会があります。電話応対は社会人として、基本中の基本とも言えます。ビジネスマナーとして最低限必要な電話応対の基本を押さえておきましょう。

1. 聞き取りやすい声を心がけること

 電話は声からしか印象を得ることができないため、声の印象を良くすることが大切です。暗い声や聞き取りにくい声で電話に出てしまうと、相手が気分を悪くしてしまいます。
 
 顔は見えなくても、声からどのような気持ちで話しているのかは相手に伝わります。電話に出るときは、口角を上げると明るい声で話せるようになります。聞き取りやすいように、はっきりと口を開けて話し、明るい声で印象が良い電話応対をするように心がけましょう。

2. メモを取り復唱することでミスを防止する

 会社にかかってくる電話では、取り次ぎが必要となる場合があります。誰かに取り次ぐとき、相手がすぐそばにいて電話に出られそうなら「お待ちくださいませ」と断りを入れて、そのまま電話の対応を替わってもらいます。

 もし取のり次ぐべき相手が外出中や会議中など、不在の場合は相手にその旨を伝えましょう。そして、電話に出ることができる時間を伝えます。そうすれば、相手が電話をかけ直すのか、それともかけてきてほしいのかを確認し、その時間についてメモしておきます。用件を伝えるように、依頼されることもあるでしょう。その場合もしっかりと相手の社名と名前、そ用件をメモしておき、内容をわかりやすく伝達することが重要です。

 電話を取り次ぐ場合、かけてきた相手と取り次ぐ相手の中間に位置することを意識し、情報が行き違わないように、相手の名前、連絡先、用件などをこちらから折り返せるように、きちんとメモをしておくようにしましょう。そして、電話の内容を相手に確認するために復唱することが電話応対の基本です。

3. 相手を待たせない

 電話の呼び出し音が鳴ったとき、保留にしているとき、相手を待たせないようにすることが電話応対の基本です。電話で待たされる時間は数秒、数分のことであっても、とても長く感じるものです。もし何分も待たせてしまうような可能性がある時は、かけ直すようのもビジネスマナーです。



 電話応対の基本としては、ここで挙げた3つの事項に注意すべきです。電話にでるときの最低限のビジネスマナーとして、正しい電話対応のを確実に行いましょう。

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