1. 初めての相手に送るときは特に注意すべきビジネスメールのマナー

初めての相手に送るときは特に注意すべきビジネスメールのマナー


  仕事を新たな相手とする場合、初めての相手にビジネスメールを送ることになりますが、どのようなことに気をつけてビジネスメールを送るようにするべきなのでしょうか。初めての相手へのビジネスメールは、どうしても上手く文章を書くことができないという場合も多いでしょう。しかし、マナーをしっかりと押さえることで、相手との関係をスムーズにすることが出来ます。ここでは、初めての相手へのビジネスメールに必要なマナーについて紹介していきます。

初めての相手とのビジネスメールは自己紹介から

 仕事で初めて接する相手には、まずこちら側の自己紹介をしっかりと伝えるということが大切なマナーとなります。自分の会社における役職や今後の連絡先等はもちろんの事、どういった意気込みで仕事をしていくのかを相手にしっかりと伝える事で、先方としても安心感を得ることが出来るでしょう。また、仕事を組むことになった経緯を示しておけば、相手との連携が円滑になり、疑問や不安な面がある場合でも言いやすい状況を作ることができます。

仕事の趣旨をしっかりと伝えることで信頼感を得る

 ビジネスメールを初めての相手に出す場合は、仕事の趣旨を伝えるというのも、大切なビジネスマナーといえるでしょう。前任者から引き継いでいる内容、どういう趣旨で仕事を進めていくのかということ、仕事の内容やコスト、そしてリスクなどを、担当者本人から先方に伝える必要があります。仕事内容の伝達をおろそかにしてしまうと、相手はこちら側に対して不信感を持つかもしれません。

 また、メールで詳しい情報を伝えるのが難しい場合は、次回のメールで詳しく伝えるといった内容を明記するか、面会する際に詳しい資料を渡すといった内容を書くことがビジネスマナーと言えるでしょう。詳しい仕事内容をいつ相手にお伝えするということをはっきり明記することで、相手との信頼関係を増す事が出来ます。

返答をしてもらう時期に余裕を持つ

 ビジネスメールを初めての相手に送る場合、相手の状況がわからない場合もあるでしょう。そのため、メールの返答がすぐに返ってこないということも考えておかなくてはなりません。相手との仕事の話し合いやスケジュールなどには、余裕を持つ必要があるでしょう。話を進める際に時間的余裕がなくなってしまうかもしれません。そのような状態では相手に対して申し訳ないですし、ビジネスマナーにも反しています。

 ビジネスメールを送る前に、自らの予定を確認し、なるべく焦ることのないようなスケジュール調整を行っていく必要もあるのではないでしょうか?



 ここでは、初めての相手にビジネスメールを送る時に気をつけるマナーをお伝えしました。初めての相手にメールを送る場合、マナーに細心の注意を払わなければなりません。上手にポイントを押さえて、より良い仕事ができるようなビジネスメールを送るように心がけましょう。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する