1. 大切なのは小さな心がけ!ビジネス資料の文章力が向上する4つのマメ知識

大切なのは小さな心がけ!ビジネス資料の文章力が向上する4つのマメ知識

 仕事では提案書、企画書などを書く機会は多くあります。そういった書類を作成する際、流れや構成などを意識する人は多くいますが、読みやすい文章を意識して書く人は少ないのではないでしょうか?

 構成や図の入れ方などに意識が向きがちですが、文章を意識するだけでもワンランク上の資料が作れるようになるもの。ここでは、文章力を向上させるちょっとしたテクニックを紹介します。

1文は60文字以内にする

 企画書を作成する際、多くの人が抱える悩みとして「何が言いたいのか分からなくなってしまった…」ということが挙げられるのではないでしょうか。そういった人は、1文60文字以内にすることを目指しましょう。

 「。(読点)」までの文章量が多くなってしまうと、主語と述語が離れてしまうため読んでいる人は意味が分からなくなってしまうのです。まずは、1文60文字以内を目指し、それ以上になる場合は文章を分けましょう。

1つの段落に1つの内容

 これはプレゼン資料を作成する際に、よく言われている「1つのスライドに1つのメッセージ」と言っていることは変わりません。内容が変わったら、改行して段落を変えるということです。改行を多くすると読みづらいのではないか?と感じる人も多いでしょうが、1つの段落に幾つもの内容が入っている方が読みづらいもの。

 ですから、企画書などを作成する際は1つの段落に1つの内容を意識しましょう。そうすれば、文全体の見栄えも良くなり、以前よりも読みやすい資料が完成するでしょう。

疑問形で終わらせてみる

 単純に物事を伝えるだけの資料ですと、読んでいる側も途中で飽きてしまい、興味を持たせることができません。上手く相手に興味を持たせるには、問いかけを入れるのが効果的。問いかけを入れることで、読み手に関係があることと思わせることができるでしょう。

 ただし、疑問形が多くなってしまうのは避けるべきです。全体のバランスを見て、必要な所で使うようにしましょう。

読点のルールを知る

 何だかんだで適当に使ってしまっている人も多い「読点」。この読点もルールを知り、意識して使うことができれば文章力も向上するでしょう。それでは読点のルールを見ていきます。

1. 主語の後に入れる

 これは基本的なことですが、読点は主語の後に入れましょう。「私は◯◯に感謝している」という文であれば、「私は、◯◯に感謝している」というようになります。

2. 文と文を分ける場所に入れる

 文と文のつなぎ目の部分にも読点を入れます。例えば、「◯◯部長は売上目標を明確にし、◯◯課長はその目標に対するそれぞれの役割を明確にした」といった感じです。

3. 並列関係にある言葉の後ろに入れる

 これは少し難しく聞こえるかもしれませんが、非常に単純なルールです。「メロン、バナナ、リンゴ」「日本、アメリカ、ドイツ」といったように同じ部類のものを3つ並べる時に読点を使うというもの。無意識のうちに出来ている人も多いかもしれません。

4. 修飾語がどこにあるのか、分かる場所に入れる

 これが読点の少し厄介な所です。例を挙げて説明しましょう。「2万円の靴の、紐を選んだ」。これは2万円の靴が紐を修飾しています。一方、「2万円の、靴の紐を選んだ」となった場合は、2万円が靴の紐を選んだことになります。同じ文章でも読点を入れる位置によって意味が変わってくるので、ここは読点を入れるルールとして最も大切です。

5. 接続詞の後ろに入れる

 最後のルールですが、読点は接続詞の後ろに入れます。これは多くの人が出来ていることですので、あまり気にしないでも良いでしょう。

 この5つのルールを知り、これらを実践することでより文章が美しく見えるでしょう。今まで何となく読点を入れていたという人は、意識的に読点を入れられるようになれば読みやすい文章が出来上がるはずです。


 分かり易い、読みやすい企画書を作るために、構成やグラフなども大切ですが読み物である以上、文章力も大切。細かいテクニックかもしれませんが、こういった細かい部分を改善することで、より良い資料が作成できるのです。

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