1. 【たった5分のアジェンダ作りで会議は変わる!】効率的な会議を実現するアジェンダの使い方

【たった5分のアジェンダ作りで会議は変わる!】効率的な会議を実現するアジェンダの使い方

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by jetalone
 「会議が多すぎて仕事が進まない」というのはビジネスパーソンの悩みの1つですね。会議地獄から脱するためには会議の時間を短縮し、会議の質も高められるような施策を自ら働きかけなければいけません。でも、そんなたいそうなことをしなくても大丈夫!会議前のたった5分のアジェンダ作りとその使い方でその後の会議が劇的に効率的なものへと変わるのです!今回はアジェンダの有効活用法をご紹介します。

■アジェンダとは...?

 アジェンダとは、会議における検討課題や議題、議事日程、行動計画などをまとめたものです。アジェンダの重要性としては、大きく分けて以下の2つが挙げられます。

参加者の意識の統一

 参加者がゴールを共有出来ていないとダラダラとした会議になりがちです。アジェンダを使うことでゴールの共有と参加者の意識の統一を図ることが出来ます。

無駄な時間を削減

 段取りを決めていない会議はダラダラと時間だけが過ぎていきます。時間配分を予め考えておくことで、大切な部分に多く時間を割くことが出来、ダラダラ会議から脱することが出来るのです。

 ではこのアジェンダ、どのように使えば最大の効果を発揮できるのでしょうか?

■内容を明確にする

 アジェンダを作る際には、会議全体をデザインする気持ちで臨みましょう。1番大切なことは 会議のゴールをはっきりさせ、そのゴールに必要な議事項目を選び、各項目の取り上げ方を選ぶことです。このことを念頭に置いて、会議の大きな流れを考え、各議事の作業内容や担当者、時間配分を明確にしておきましょう。ポイントは、 短い言葉で簡潔かつ具体的に書くことです。

■アジェンダを事前に送信しておく

 会議で使用するアジェンダは前日の内に関係者に送信しておきましょう。このひと手間が会議を大きく左右すると言っても過言ではありません。参 加者に事前に目を通してもらうことで会議の予習ができ、話し合いがスムーズに進むのです。

 実はこのコツはライブドア株式会社でも使われており、20名超えの会議を必ず1時間で終わらせているそうです。

会議で使用するアジェンダは、前日のうちに関係者にメールして目を通してもらい、補足がある場合には事前に受け付けます。
そうすることで、参加者が予習をするようになり、会議での話がスムースになります。また、アジェンダの内容によって「今回は欠席する」という判断がしやすくなるのもメリットで、参加してみたらあまり関係のない話しばかりだった、という事態を回避できます。

出典: 20名超の会議を必ず1時間で終わらせる“ライブドア流”会議術 : LINE ...

■会議冒頭にアジェンダを説明する

 めんどくさがらず、ささっと説明をしましょう。ここを怠ってしまうとたちまちダラダラ会議まっしぐらです。参加者の頭の中に「今日の会議はこんな感じ」という共通認識を作ることが出来れば、その後の会議がスムーズに進むのです。たいてい会議に割ける時間は決まっていますよね。会議の時間を無駄にしないためにも、 ゴールを先に共有しておけば、ありがちな話のズレや大きな脱線を防ぐことが出来るのです。


 いかがでしたか?あなたの会社の会議ではアジェンダを有効活用できているでしょうか?アジェンダを有効活用することで、ダラダラ会議を脱することができるかもしれません。ダラダラ会議にうんざりしている方は是非参考にしてみて下さい。

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