【主催初心者向け】絶対忘れてはいけない会議の準備6ステップ

　初めてのことというのは誰もが分からずに不安になってしまいますね。ビジネスパーソンは様々な初めてを経験していきます。「会議の仕切り役」というのも経験したことのない人から見れば戸惑ってしまう要素をたくさん抱えています。しかし、会議には絶対に準備が必要で遅れてはいけない大事なもの。そんな大事な準備で失敗をしないためにも、絶対に忘れてはいけない会議事前準備を段階を追って紹介していきます。

　具体的な準備を順を追って紹介する前に、その準備をいつから始めたら良いかを知っておく必要がありますね。適切な時期に準備をし始めないと、会議がきちんと始められなかったり台無しになってしまう可能性があります。では、いつから事前準備を始めたら良いのでしょうか。

　事前準備は、企画が立ち上がったらスグに始める必要があるのです。なぜなら、それぞれ仕事を終わらせるためのスケジュールがあり、それを変更する必要があるためです。社内だけでなく社外の人が参加する会議もあるということも頭にいれておいてくださいね。

　では、順を追って会議に必要な事前準備を見ていきましょう。

　まず始めに行なうべきなのは、開催する会議の議題・目的を決定することです。ただなんとなく会議だという姿勢で望むのでは、曖昧であまり意味の無い会議になってしまいます。そんな事態を避けるためにも、会議の議題・目的を参加者に説明出来るくらいに固めておきましょう。

　そして、会議の進行役を決定しておく必要があります。会議にもよりますが、基本的には議長・書記・タイムキーパー・発表者を割りふれば十分です。

　会議の自体の概要がしっかりしたら、次はそれに参加する人を決定しましょう。そしてそれぞれに会議を行なう旨を事前に連絡してくださいね。

　その事前通知では、こういった会議を行なうが、いつであれば参加可能かということを尋ねる文面を記載してください。おおまかにいくつかの選択肢を挙げるとその後の決定が楽になりますよ。

　それぞれの希望を尋ねたら、最終的な日時決定を行いましょう。なるべく主要な人物が多く来られる日時を選びます。それと同時に、大まかなタイムスケジュールを考えておくと後々役に立ちますよ。

　場所に関しては、自社の会議室で行なうのか、それとも社外の会議室を借りて行なうのかを決定する必要があります。

　会議についての詳細が決定したら、それを参加者に最終報告しましょう。その際に、開催日・開始、終了時刻・会議内容を記載してください。

　開催場所が自社の会議室以外の場所であったり、参加者が社外の方である場合は、必ず開催場所の地図やアクセス方法を記載することを忘れないようにしましょう。

　さらに、メールや手紙で連絡を行なった場合は、電話で確認をとります。その際に、出席の確認をしてくださいね。

　次からは、もっと具体的な準備を始めて行きましょう。会議に欠かす事の出来ないものの一つに、「資料」があります。資料の良し悪しであなたの評価や会議の行方を左右することもあるくらいの大切なものです。資料内容が大切であるというのはもちろんのこと、当日に資料が足りないといった事態を防ぐためにも、参加人数よりも多めに資料を準備しておくことも重要です。

　さらに、椅子やテーブルに加え、プロジェクター等の会議に必要な機材を考え、レンタルが必要な場合はその手配もしておきましょう。

　最後に、会場の準備をしましょう。椅子やテーブルや必要機材の配置、席を指定するのならばその座席表も作成しておくと良いですね。

 上記の6ステップを行なえば、会議の前の事前準備は完璧です。これを参考に事前準備を行なえば、始めての主催者でも何も恐れる必要はありません。環境が整っていれば、あとは内容を充実させるのみです。是非、頑張ってくださいね。