1. 連絡忘れを激減!メモパッドで簡単にできる対策方法を紹介

連絡忘れを激減!メモパッドで簡単にできる対策方法を紹介

by Aih.
 仕事の代表的なミス「連絡忘れ」。誰もが一度は、昨日連絡するはずだったことを伝え忘れてしまった......という経験があるのではないでしょうか?連絡忘れは後々重大なミスにつながることもありますので、つい忘れるという事態は避けたいですね。 

 今回はそんな連絡ミスを防ぐために、手間がかからず連絡忘れを防げる方法をご紹介します。

連絡忘れに役立つのはメモパッドの活用!

 メモをとることがミスの軽減に繋がるという方法はよく耳にしますが、実際聞いたことをただメモに書きとっているだけでは効果はあらわれません。連絡忘れを防ぐには、良いメモを作ることとメモを活用することが必要です。

 そこで役立つのが「連絡忘れ防止専用メモパッド」。以下の方法を身につけるだけで作業効率がグンとアップします。

手順1:連絡専用メモパッドを作成

by stebulus
 まずは連絡専用メモパッドを用意しましょう。大きさはなるべくコンパクトサイズのものがオススメです。上司はいきなり仕事を依頼してくるかもしれませんし、連絡の確認などにも役立つので常に携帯出来るようにしておきます。中身に関しては、線が入ったものを選びます。

 さらにポイントは自分が気に入っているものを選ぶことです。気に入ったデザインや形、こだわりのものを選ぶとメモを持ち歩くのが楽しくなります。

手順2:メモの取り方

 メモの取り方で気をつけるべきなのは、聞いたことをそのまま書かないことです。とにかくメモをしなければ!と思うと後で見返したときに話の中の何が大切かわからない、という事態になってしまいます。

 まず、はじめに1日が始まるときにメモの一番上に日付と曜日を書きます。そしてメモの3分の2をメモ欄、下の3分の1をタスク欄として分けます。上司や取引先の相手の話の中で重要だな、と思うことを上のメモ欄に記入し、さらにやらなければいけないなと思うことに関しては下のタスク欄に記入します。タスク欄に記入する際は「掃除伝達」などではなく「◯◯チームに掃除担当の確認をする」など誰に何をしなければならないのかを書くことを心がけましょう。

手順3:連絡の仕方

 メモを取り終わったら、タスク欄に書かれていることに優先順位をつけます。内容にもよりますが、連絡や人が関わるものに関しては優先順位を高く設定することで連絡忘れを防ぐことが出来ます。

 そしてひとつずつタスクをこなしていくのです。ここでのポイントは連絡に関するタスクでない場合もタスクが終わった際に終了の連絡の必要のあるものなのかを確認する癖をつけることです。タスクを終え、確認も完了したら線やしるしをつけていきましょう。

 さらにその日にこなせなかったタスクは次の日のページのタスクとして再度書きなおしておくことで、やらないまま残ってしまうタスクを出さないように防止出来ます。


 「連絡忘れを絶対にしない」というのは、それだけで職場内や社外関係者から強い信頼を得ることができます。とても基本的なことのように思えますが、意外と徹底できていない人も多いのでは?メモする習慣をつければ誰でもすぐにできることですから、実践してみてくださいね。

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