仕事は期限前に余裕を持って終わらせて、上司にもスマートに報告。毎回そんな仕事が出来たらあなたも社内で頼られる立派なビジネスマンです。
しかし毎回慌てず計画通りに仕事をこなすのは至難の業。そこで今回は、多くの人も経験があるであろう「仕事前のバタバタ」が何故起こってしまうのか原因を見ていきたいと思います。
仕事が多いから、難しいからではない
締め切りを過ぎてしまう状況と聞くと何かトラブルがあったり、やりきれないほど仕事が沢山あるようなイメージがあるのではないでしょうか。実際に締め切り直前のトラブルが起こってしまうということもあるとは思いますが、仕事が多いから難しいから締め切りに間に合わなくなってしまうというパターンは実は少ないそうです。
本当に他の仕事量が多すぎる場合は別として、そうでない場合に、頼まれていた仕事が遅れてしまう原因は、その多くが「その仕事を始めるべきタイミングでスタートしていない」ところにあります。
つまり仕事のスタートを先延ばししてしまい、仕事が終わっていなければならない期限に間に合わないのです。
先延ばし症候群が原因
仕事をはじめなけばならないのに、なかなかはじめられない......。まあいいやと思い締め切り前に焦って満足なものも出せない。このような状態を PRESIDENT Onlineでは「グズ」状態と紹介しています。
グズとは、全体論的にいえば、モチベーションが現実的な行動に結びついていない状態であり、リスクテイカーとはその状態に居直った存在だといえます。モチベーションに依存して仕事を始めようとするのではなく、機械的に仕事を始める仕組みをつくり、習慣にする以外に方法はありません
締め切りを過ぎてしまおうと思って仕事をしている人はいないでしょう。しかし、締め切りに間に合わせようというモチベーションが具体的な行動に結びついていないのです。行動ベースに落としこむには以下のことを試してみましょう。
仕事のスタートを早めるための行動
仕事のスタートを早めるためには、とにかく実践をすることが大切です。
1,まずはよく知ることから
案件が回ってきたら、なんとなくこれは出来そうだな、出来なさそうだなと簡単に判別せずにもっと細かに期限内に終わらせなければならない仕事を知りましょう。例えばどんな人がこのプロジェクトに関わっているのか、具体的にどんなフローを踏んでこのプロジェクトが完成するのかなどです。きちんと確認することによって、意外と時間がかかるものであることが気付けるでしょう。
2,計画にとにかく数字を盛り込む
計画を立てるときには、とにかく数字を盛り込みましょう。たとえば、来週この仕事をして週末には書類が完成している、という計画ではなく7月19日の15時までにマニュアル作成の50ページまでが完成。ということです。明確な数字が決まっていないと、スタートが遅くなってしまいます。また、数字は大切とわかっていても疎かになってしまうこともあるので計画のはじめに決めておいてしまうのがオススメです。
小さなことでも締め切りを守る
肝心な点は、小さなことでも約束をして守るようにすれば、より大きな約束を守る能力が高まることである。
締め切りのある仕事には自分一人だけで短期間で終わらせられる小さなものから、大勢の人が関わる大きなものまで様々です。どの仕事にも共通して言えるのは、どんな小さな約束でもきちんと守っていくことが大切だということです。スティーブン.R.コヴィーの言葉にもあるように、小さな期限もきちんとこなしていけば、大きな仕事に繋がっていくかもしれません。
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