1. メモ張は2つ持て!連絡ミスをゼロにするためのメモ帳活用術

メモ張は2つ持て!連絡ミスをゼロにするためのメモ帳活用術

by paddling
  仕事に関するコミュニケーションで最も忘れやすいのが「連絡」です。小まめな連絡を怠ると、大きなミスにつながる恐れがあります。とはいえ、複数の作業を同時にこなす中で、うっかり忘れてしまうのというのは誰でもあるでしょう。連絡漏れをなくすにはどうすれば良いのでしょうか?今回お勧めしたいのは、連絡専用の自分用のメモの2つのメモを持つことです。

連絡専用メモとは?

 連絡専用メモは、その名の通り連絡のためだけに使うメモです。連絡事項だけをメモし、そのほかのことは一切書いてはいけません。自分が覚えて置くべきことは、自分用のメモだけに書きます。

 連絡専用メモは、紙でもデジタルデバイスでもかまいませんが、サイズの小ささが条件です。オフィスだけでなく、外出先でも連絡事項が発生することはあります。どんな時でも対応できるように、小さなメモでいつでも記録できる必要があるのです。

なぜメモ帳を使い分けるの?

 わざわざ連絡のためだけにメモを持つメリットはどこにあるのでしょうか。それは、本来、連絡事項と自分が覚えるべき内容は性質が全く違うからです。自分が覚えておくべきメモは、後から何度も見返します。そのため、重要なところを強調したり、書き直したりする必要があるのです。

 一方、連絡事項は伝えて終わりです。伝えるべきことをどんどん書きなぐって、伝え終わったらどんどん消せばよいのです。なので、この2つを混同させるメリットはどこにもありません。

連絡専用メモの使い方

 連絡専用メモはどのように使えばよいでしょうか?このメモには、連絡事項しか書かないので、それに適したスタイルにできます。

 連絡事項をメモするのに必要なのは、連絡する相手と、その起源、とそれを思い立った時期、そしてその内容です。なので、あらかじめメモに線を引いてそれぞれを書くスペースを作っておきましょう。そして、連絡が完了したものは線を引いて消します。これで、常に今すべき連絡事項が確認できます。


 「連絡ミスを絶対にしない」というのは、それだけで職場内や社外関係者から強い信頼を得ることができます。連絡すべきことが思い立ったら、すぐさまメモをとる習慣を付けましょう。

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