1. 【何よりもスピードが大切!】取引先へ連絡不足をお詫びする際に覚えておきた2つのこと

【何よりもスピードが大切!】取引先へ連絡不足をお詫びする際に覚えておきた2つのこと

 ビジネスにおいて連絡不足はあってはならない事態ですが、人間が仕事をする以上、連絡不足によるミスの可能性は常に付きまといます。連絡不足による影響が車内にとどまっていれば収集は難しいことではありませんが、取引先にまで迷惑をかけるような事態になってしまったら、問題はさらに大きくなってしまいます。取引先に連絡不足で迷惑をかけてしまったら、どのように対処すればよいのでしょうか。今回は、取引先へ連絡不足をお詫びする際の注意点について解説します。

【1】とにかく速やかに謝罪する

 取引先へ連絡不足で迷惑をかけてしまった場合、とにかくスピード重視で謝罪することが重要です。連絡不足を認識したら直ちに電話で最初の謝罪を入れ、出来るだけ早く取引先の会社に出向いて直接謝罪しましょう。謝罪が遅れれば遅れるほど、取引先は自分たちがないがしろにされていると感じるものです。特に連絡不足という問題が発生している以上、取引先は連絡の遅さや連絡体制の不備に不信感を抱いているはずです。

 ここで素早い対応をしておかないと、連絡不足による信頼の失墜だけでなく、取引のあり方そのものを見直すような重大な問題に発展してしまいます。スピードの速さを誠意の表れとみなすビジネスマンも少なくありません。とにかく早めにお詫びをすることが大切です。

【2】原因と対応策を明らかにする

 速やかに連絡不足をお詫びするのは重要ですが、それだけでは十分な対応とは言えません。お詫びをしただけで問題を済ませてしまっては、再び同じような連絡不足が発生してしまいかねません。最初のお詫びをしたらすぐに原因調査に移り、なぜ連絡不足が起きてしまったのかの原因を明らかにしましょう。

 原因が明らかになったら、今後二度と同じような問題が発生しないように、対応策も同時に立案しておくことが重要です。原因究明と対応策の二つがそろって初めて、今後同様の連絡不足という問題が発生することを防止できます。きちんと原因を究明して対応策を立てることができれば、取引先との信頼関係の回復が望めるでしょう。


 取引先と信頼関係を築くのは良いことですが、信頼関係に甘えてしまうと連絡不足による意識のすれ違いが起きてしまいます。相手を信頼しているからといって、連絡もせずにこちらの事情を分かってもらうのは無理があります。大切な取引先であるからこそ連絡を密にとり、万一連絡不足によるトラブルが発生してしまった時は、速やかにお詫びをして対処することが重要になります。

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