1. 【これ以上評価を落とさないためにも】上司に謝罪のメールを送る際に注意したい3つのこと

【これ以上評価を落とさないためにも】上司に謝罪のメールを送る際に注意したい3つのこと

 仕事でミスをしてしまった際、まず上司にその報告と謝罪を上司に伝えなければいけません。その方法として、時にはメールを使う事もあるでしょう。しかしメールはカジュアルな印象を与える事もあるので、謝罪のメールを送る際にはいくつかの注意点に気をつけなければなりません。今回は、上司に謝罪のメールを送る際の注意点をご紹介します。

【1】上司に謝罪メールを送る際には、丁寧な文章にする

 本来仕事上でミスをしてしまった場合の謝罪やそれに関する報告などは、実際に顔を合わせてした方が、事情や謝罪の気持ちが伝わりやすいでしょう。しかし、場合によってはメールの方が早く報告できてよいということもあります。メールで謝罪する場合は、文章がカジュアルな内容にならないように注意する必要があります。

 メールという方法自体がカジュアルな印象を与えますから、文章まで丁寧さを欠いていると、謝罪のメールを送っているのに、むしろ心証を悪くしてしまうということもあります。メールのタイトルには、どのような要件での謝罪のメールかをわかりやすく書いた上で、メールの書き出しには「このたびは○○の件で多大なご迷惑をかけ、申し訳ありませんでした。」といった謝罪の文章を、最初に入れるようにしましょう。

【2】上司に謝罪メールを送る際には、文章の要点をまとめる

 最初に謝罪の文章を入れた後ですが、メール自体があまり長くなりすぎないよう注意が必要です。また、要点がまとまっていないと上司も何が言いたいメールなのか良く分からず、結局は二度手間になったりする事があります。謝罪をする事になった原因の仕事上のミスなどについては、既に報告している場合は謝罪メールに記載する必要がないのですが、報告を兼ねている場合は、ある程度簡潔にまとめてメールに書きましょう。

 最初に何の件でのミスかという事・それに対する謝罪・どうしてそういうミスが起きたのかを大まかに説明・現状はどうなっているか・対応策はどうなっているかという事を、あわせて記載すれば、上司も把握しやすいと思われます。

【3】言い訳を記載しないようにする

 上司に謝罪のメールを送る場合、つい起きてしまったミスなどに対して言い訳をしたくなりますが避けましょう。仕事のミスの責任は、その担当となった者にあります。事情説明はもちろん必要ですが、自分のせいではないといった言い訳をしているような印象を与えかねないので注意が必要です。

 面と向かって謝罪をする場合に、言い訳をしてしまっても、上司はその場で「それは君が悪いだろう。」「言い訳をするな」とダイレクトに伝えることができますが、メールは記載されている内容を相手は一読しなければなりません。つまり、一方的に言い訳を聞かされるような状況なわけです。謝罪のメールのはずが、かえって上司を怒らせたということになりかねません。言い訳は見苦しいと感じる上司がほとんどですので、メールに余計な言い訳は記載しないようにしましょう。


 以上、上司にメールで謝罪を伝える際の注意点についてお伝えしました。メールは口頭と違って、そのあとも文章が残りますので、その点にも注意して適切な謝罪のメールを送りたいものです。上司との仕事上でのトラブルは避けたいもの。ミスにミスを重ねないためにも、メールのやり取りを見なおしてみてください。

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