1. 【今さら人には聞けない】OFFICEソフトの正しい使い分け

【今さら人には聞けない】OFFICEソフトの正しい使い分け


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社会人としての基本とも言われるOAスキル。入社後の研修でOA研修を行う企業も多くありますね。中でもOfficeソフトを使ったデータや資料作成はかなりの頻度で使用することでしょう。

しかし、実際の業務でふと「あれ、この作業にはこのソフトを使うのが一番良いんだっけ?」ということはありませんか?そこで今回はWord、Excel、PowerPointの3種類の基本と使い分けをおさらいしてみたいと思います。

Word

Wordは文章作成を行うのがメインのソフトです。書いた文章をわかりやすい形に表示させ、文字の書式設定などを用いて綺麗な文書を作成することが出来ます。Wordは他のソフトに比べて文書のレイアウトを綺麗に保つことが出来るので数字や計算を使わないのであればWordを使うと良いでしょう。

主な用途

送付状・社内文書(◯◯のお知らせ 等)・退職届・契約書・議事録

Excel

Excelは表計算ソフトとされるのが一般的です。数字を扱ったり、グラフや図を作成するのに向いています。Excelが便利と言われるのはなんといっても関数が使えること。関数を使いこなせるようになれば、1000個の足し算を自動に出来たり、条件に該当するものとそうでないものを瞬時に分けたりすることが出来ます。長い文章を書くものやレイアウトを綺麗にしたいものを作成するのには不向きです。

主な用途

請求書・見積書・顧客管理データ・アンケート集計

PowerPoint

PowerPointは主にプレゼンなど、誰かに何かを視覚的・感覚的に伝えたいときに役に立つ資料です。書類の作成だけでなく、アニメーションなどで効果をつけることが出来るため、プレゼンの際に大切な事項を強調したりすることが出来ます。PowerPointを使った資料作成の場合、特にグラフィック的な見やすさも重視されます。

主な用途

プレゼン資料・スライド・企画書・ポスター

自信がなくても大丈夫!

新入社員でまだまだ、Officeソフトの使用に自信がないという人も大丈夫です。Microsoft Officeトレーニングでソフトの使い方をトレーニングすることが出来ます。わからない動作ごとに詳しく動画で説明がされていますので気になるものがあれば視聴してみてはいかがでしょうか。

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