1. 見落としがちな「内訳」と「備考欄」に気をつけて!請求書の作成注意点

見落としがちな「内訳」と「備考欄」に気をつけて!請求書の作成注意点

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 請求書のフォーマットにはこれといった決まりはありません。ですから、記載するべき内容が書いてあれば用紙の大きさや使い方など、どんな風に作成しても構わないのです。

 ですが、請求書に記載するべき内容が漏れていると、入金までの処理に時間がかかってしまう恐れがありますので、請求書を作成する際に特に注意しておきたいポイントについて紹介します。

1. 請求書は正確に漏れなく

 請求書に記載する内容は「請求書番号」「作成日」「宛先」「作成者」「合計金額」「明細」「備考」です。請求書は相手に対して支払いをお願いする正式な文書ですので、訂正がないように作成することが大切です。

 請求書に訂正が見つかった場合、二重線で訂正などではなく正しい請求書を再発行することが一般的です。では、ここでよく訂正の見つかる内訳と備考欄について説明したいと思います。

2. 内訳について

 請求書には合計金額のほかに、何にどれだけかかったのかという内訳を記載する必要があります。内訳に書くべき内容が少ない場合はともかく、記載する内容が膨大な場合でもまとめたりせずに請求金額の根拠を明らかにしなければ、相手を納得させることができません。

 特に都度方式ではなく掛売方式の場合は、相手が納品から時間がたっているので忘れている場合もありますから、曖昧な表現も使わないようにし、できるだけ明確に数字を示すことが大切です。

3. 備考欄について

 支払の締切日や支払方法、振込手数料の負担についてなど、曖昧な部分があると思い込みで行動してしまったり確認に時間がかかったりして、トラブルの原因になるおそれがあります。

 直接会って説明したから大丈夫だとは思わずに、支払に対して相手に望んでいることはきちんと備考欄に書いておきましょう。


 今回は、請求書の項目の中でも、「内訳」と「備考欄」にスポットを当てて紹介しました。請求書は相手に代金を支払ってもらうためのものですから、こちらの希望を伝えることはもちろん、相手の視線に立って経理処理の際に必要になる最低限の情報は必ず記載しましょう。

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