1. 丁寧さで誠意が伝わる! 請求書の送付状の書き方のポイント

丁寧さで誠意が伝わる! 請求書の送付状の書き方のポイント

by All Kinds of New
 請求書を送るときに大切なのは丁寧さだ。そこで大切なのが送付状である。ビジネスマナーに従って、抜け漏れのない送付状を添付するのは、ビジネスマンとして当然のことだろう。請求書につける送付状のマナーと、気を付けるべき注意点を紹介しよう。

請求書に添える送付状に書くべき内容

 振込額、振込先の銀行口座、口座名義、振込期日などの「請求に必要な情報」は、請求書に書いてあるのが通常である。請求書とは別に送付状に書かなければならないのは、以下の4点だ。
 
  ・今回送った請求書の内容(何の件に関する支払いであるか)
 ・請求書の内容を確認してほしい旨
 ・入金をお願いする旨
 ・請求書に関する問合せ先

 例えば、請求書に次のように記載するとよいだろう。

----------------------------------------
ABC株式会社田中様
拝啓貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配賜り、厚く御礼申し上げます。
先日ご連絡させていただきました、商品Aに関する請求書をご送付申し上げます。
内容をご確認の上、期日までにご対応いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
ご不明な点・お気づきの点等ありましたら、山田までご連絡くださいませ。
何卒よろしくお願い申し上げます。敬具
XYZ株式会社山田
〒123-4567東京都千代田区●●
TEL:123-456-789
FAX:123-456-999
E-mail:yamada@xyz.co.jp
----------------------------------------

請求書に添える送付状の間違いやすいチェックポイント

 請求書に添える送付状を書くときにありがちなのが、敬語のミスだ。送付状は、他の文書と同様ビジネスマナーに沿った文章を書くのが好ましい。敬語を書くときの主な注意点は以下の4つである。

 ・お客様へのお願いは尊敬語、自社側のことは謙譲語で書く。
 ・「~されておられました」などの二重敬語を使わない。
 ・「うかがわさせていただきます」などのさ入れ言葉を使わない。
 ・「見れる」などのら抜き言葉を使わない。

 
 送付状を書くときには、とにかく相手を不快にさせる表現をしないことが大切である。この記事を参考にして、丁寧な送付状を送れたなら幸いである。。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する