1. 【ちょっと待って!】請求書を送る前に最低限確認すべき4つのポイント

【ちょっと待って!】請求書を送る前に最低限確認すべき4つのポイント

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by Great East Japan Earthquake (MOFA, Japan)
 ビジネスの場面では請求書や見積書を送る機会も少なくありませんよね。「請求書(見積書)を郵送してください」と言われたものの、正しい送り方がわからない!という人もいるのではないでしょうか?

 では、この請求書を入れる封筒は何に気を付ければ良いのでしょうか?請求書を送付する際に確認すべき最低限のポイントを4つ押さえておきましょう!

1, 横書き?縦書き?

 一口に封筒といっても横書きに適したもの、縦書きに適したものとの2種類がありますね。では、請求書を送付するのにどちらが適しているのでしょうか?実はどちらでも構わないのです。

 ある程度の規模になると、会社専用封筒を使っているところもありますし、さらには請求書専用の封筒を使用しているところもあります。送り先や自分の立場に合わせて封筒を使い分けると良いですね。

2, 内向きに折る?外向きに折る?

 3つ折り封筒に入れる際、内向きに折るか、外向きに折るかも迷いどころですよね。こちらは 記載面が内向きになるように折るのが一般的にはより丁寧だとされています。外向きに折ってあると非常識だと感じる人もいるようですので注意しましょう。

3, 宛先の確認

 請求書の宛先についてはしっかりと確認しておくことをお勧めします。会社毎によって送付先が異なる場合があるからです。一括して経理課という場合もありますし、営業所単位や担当者宛といった具合に、会社によって処理方法が違うのです。
 
 特に、大企業の場合には、宛先を間違えると社内転送となったり、締日ギリギリであった場合には、処理が遅れてしまう可能性も出てきます。なので、期日までにきちんと処理されるよう、事前に宛先を聞いておきましょう。また、出来れば請求書の宛先も印字の方がよいとはされていますが、手書きでも問題ありません。

「請求書在中」の表記も忘れずに!

 請求書を送付する封筒の表には、「請求書在中」と書かれた印を押しておきましょう。「請求書在中」と印が押してあれば、先程の例のように先方の社内で転送ということも事前に防げます。手書きでも構いませんが毎月何枚も書くのであれば、「請求書在中」の印を買っておいた方が便利です。現在では、100円均一ショップなどでも販売されています
よ。

 また、この印ですが、縦書きと横書きの2種類があります。どうやって使い分けるのが正しいのでしょうか? 縦書き封筒には縦書きの印を、横書き封筒には横書きの印を押しましょう。

 さらに迷うのがこの「請求書在中」の印の色です。赤色と青色のものが存在していますよね。結論を申し上げますと、この色はどちらでも構いません。「請求書在中」を目立たせるために色を付けているのであって、それ以上の意味はありません。



 最後に、出来れば封筒の表側に差し出す会社名がわかるよう、印刷なり印なりを用意されることをおススメします。表側に記載がしてあれば、表面をみただけで、どこから何が届いたかがわかるからです。

 沢山の請求書を受け取る側からすれば、このように単純だけど裏返す手間が省けるのはありがたい気遣いです。送る側だけでなく受け取る側の立場に立つこともとても大切なことですね。

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