1. 【同僚と差がつく】エクセルで資料作りをする時の3つのコツ

【同僚と差がつく】エクセルで資料作りをする時の3つのコツ

  • 133515views
  • 1fav

by azuki_leaf
 ビジネスマンなら日常的に数字を扱う資料を作る機会は多々ありますよね。そんな時にエクセルは見やすい図表やグラフが作れ、大活躍。でも、作り方を工夫しないと、エクセルの資料は数字が多く少なからず見る側に抵抗感を与えかねません。 
 
 いくつかのポイントを押さえるだけでわかりやすく伝わるエクセルでの資料作りが出来ちゃうんです。今回はあなたのエクセル資料をわかりやすく伝わりやすくするコツを3つご紹介します!

【1】書式を揃える

 まず基本的な事ですが、資料作りの際にはフォントや文字配置等の書式は統一しましょう。書式が統一されていない表は統一感のない印象を与え、見る側に見る気をなくさせてしまいます。フォントは、数字の場合 ゴシック系のフォントか明朝体が無難で見やすいです。大きさも 10ポイント前後のサイズにし表内で統一しましょう。

 また、標準ではフォントが「MSPゴシック」になっていると思いますがこれは英数字があまり美しくありません。そこでおススメなのが「 Verdana」フォント!小さな文字でも見やすくなります。
(画像参照:
TechEYE.net Scientists claim that Verdana is the best typeface
)

 文字配列については、 数字の場合右寄せ(場合によっては左寄せ)で整列するのが見やすいです。表示形式については、例えば金銭関連の数値の場合、表示形式を会計にして「,」が付くようにするなど、数字の意味に合ったものとするのが望ましいです。併せて列や行の高さ、幅も揃え、全体的なデザインも整えましょう。

【2】強調表現をする

 特に注意して見てもらいたい数字がある場合は、その箇所を強調し強弱を付けた資料とするとわかりやすいです。まずは強調したい箇所を 太字表現にする、文字サイズを大きくする、セル罫線を太くするのなどして強調させる事が簡単かつ効果的でしょう。
 
 他にも強調したい箇所の文字色、セルの配色を目立つ色に変える、もしくは強調しない箇所の文字色やセルの配色を灰色などの非活性色する、網掛けを付け非活性表現をするなどして強弱を付ける方法もあります。
 
 ただし色で強弱を表現する際は、カラー印刷した場合しか効果を得れない事、色により特定のイメージを連想させてしまう事(赤であれば業績赤字の様な悪いイメージ、危険なイメージ)があるので要注意です。また強調する箇所が多すぎると逆に分かりにくくなる事もあるのでバランスも考えて使う必要があります。

【3】グラフ化、補足説明を加える

 全体像を伝えたい場合は、数字をグラフ化したものも合わせて載せると分かりやすいでしょう。また何の数字なのかを分かり易くする為、補足説明も重要です。まず 最上位の行は項目行とし、何の数字なのかを分かる様に項目名を記入しましょう。

 他にもシート上部などに表の題名や表の概要を記載する、特定の数値に補足説明が必要な場合は、コメントの挿入をするなどの工夫も効果的です。


 エクセルでの資料作りの際にはご紹介した以外にも様々なコツがあります。エクセルは様々な作り込みが出来ますが、単に数字を打ち込んだだけでは簡素な資料となり、かえってわかりにくくなってしまいます。今回ご紹介した3つのコツを押さえるだけでも格段に見やすくなるはずです。まずはこの3つから始めてみて下さい!

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する