1. 見落としがちなミスをなくそう!基本的な発注書の書き方

見落としがちなミスをなくそう!基本的な発注書の書き方

by Christian Haugen
 仕事をしていて何かを注文したいと思ったときにどうやって発注しますか。メールでは、個人的に発注したことがわかっていても、他の人はわからないことにもなります。さらに、発注先でも様々な書式で注文が発生していると見落としが発生するのです。みんなで同じ発注書を共有して使用できるのが良いですね。では、基本的な発注書の書き方を紹介します。

基本的な書き方

・発注先の社名と担当者、自分の社名と担当者

・発注する日付

・商品名、数量、金額

 ここで、数量は箱単位でしか販売しなかったりするイレギュラーなものもありますので注意しましょう。金額がわからない場合には確認。確認を怠った場合納品し使用してから金額が違うことになると、揉め事が起こる原因になります。

 また、別途発送送料など送品代金以外にかかるものもあれば、回答が欲しい旨も書き加えておきましょう。自分の得意なものでもかまいませんが、エクセルやワードで表のような書式にして、自分も発注先の担当者も見やすくわかりやすい発注書ができます。

トラブルを発生させないために

 人は誰しも勘違いをしてしまうことがあります。よって、発注書の数量をうっかり間違えてしまうことや、納期を間違えてしまうこともあるでしょう。発注書が完成したら必ず見返すようにしてください。

 また、何かの間違いや手違いで発注書が発注先に届いていなかったことがあっては困ります。納期の回答をもらえるように、発注先にお願いしておきましょう。発注書に一筆付け加えておけばよいです。

 このようなことを注意してより良い発注書でトラブルもなく、みんなで発注内容を共有できる職場にしていけると良いですね。

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