1. いきなり言われてもすぐに対応できる!手書きで請求書を作成するときに必要なこと

いきなり言われてもすぐに対応できる!手書きで請求書を作成するときに必要なこと

by Tiểu Tol
 手書きで請求書を作成したことはありますか。仕事をしていると手書きで請求書を作成する場面に出会うかもしれません。パソコンで作り慣れていると、うっかり手書きの時に忘れてしまう事柄もありますし、日ごろ作り慣れていない人が今回限りということで手書きの請求書を作成することもあります。ここで、手書きの請求書作成のポイントをまとめてみます。

基本的な項目

 請求書であることを示すために「請求書」文字を記入します。お客様の会社名やお客様名、そして、請求書を発行している会社名、担当者名を記入しましょう。

・請求書を発行した日付

・支払い期限や支払い条件

・振込先銀行

・購入いただいた商品名

・購入月日

・数量

・単価

・合計金額(消費税)

 上記は必ず記入すべきです。金額には必ず¥マークを付けます。一つずつ書き忘れのないように作成していきましょう。もしできるのであれば、請求書のフォーマットを印刷した紙を持ち歩き、必要な部分を埋めていくほうが書き漏れもなく時間短縮して請求書の作成ができるのでお勧めします。

 金額に間違いがあるとトラブルの元となります。暗算だけでなく電卓を使い間違いのないように記入し、見直しをしてからお客様に渡すようにしましょう。決して焦って作成して確認しないまま渡すことはしないようにしてください。

注意点

 まさか鉛筆で記入する人はいないと思いますが…必ずボールペン(現在消せるペンも販売されておりますが渡した請求書を書き換えることが出来てしまいますので不可)で記入します。請求書は、大切な書類です。

 お客様もまた自分自身も簡単に訂正できてしまってはいけないもの。必ず守ってください。また、請求書をお客様に渡してしまうと手元に控えが残らないことになっては困ります。コピーするか複写できるようにカーボン紙を挟んで作成しましょう。

 作成中に間違えた金額や間違えた文字を記入してしまったときには、二重線を引き、訂正印を押し間違いを正すようにします。請求書は、正式な書類なわけですから適当に直すことのないようにしましょう。あなたは字が上手ですか。人それぞれ文字にくせはあると思います。字がうまくても下手でもよいのですが、お客様が数字を読み間違えないようにしっかりとした文字を書くようにしましょう。

 以上が手書きで必要になる基本的な項目と注意点になります。請求書を手書きで作成するときは間違いのないように丁寧に書きましょう。

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