1. のろのろ作業からこれで解放!資料作成のスピードを上げるコツ

のろのろ作業からこれで解放!資料作成のスピードを上げるコツ

by cremona daniel
 人とやりとりする仕事は好きだが、デスクに向かって資料作りとなると苦手だというタイプの人もいることでしょう。苦手ならなおさら、資料作りの作業から早く解放されたいものです。早く資料を完成させる、資料作りのコツを紹介します。

やるべき行動をリストアップする

 資料作りにも必ず期限があるはずです。まずは、資料作りの作業で、何をするべきかタスクを細分化してみましょう。データを集める作業、データを検討する作業、検討した内容を資料にする作業、チェックの作業、など資料作りひとつにもいろいろな工程があります。

 資料作りのなかでも人によって苦手な作業があるので、そこに時間がかけられるようペース配分を考えましょう。早く資料を仕上げる人は、作業をシステマチックにこなしているはずです。

データ集めに期限を設ける

 意外と時間を取られるのがデータ集めです。人によっては、良いデータが見つかるぎりぎりまでデータ集めに没頭することもあります。そこで、データ集めの際はある程度の期限を設けます。期限が来たら、ベストな情報がなくても、データ集めの作業は一旦キリをつけます。

 もうひとつのポイントは、資料を作る必要があるとわかった瞬間からデータ集めに着手することです。一日のうちに一気に集めようとはしなくても、ちょこちょことデータを集めておけば、資料作成自体は一気に進めることも可能です。

日ごろから他の人の資料を読んでおく

 早く資料を仕上げるためには、日頃からの情報収集も大切です。資料にもあるていどの様式があるので、資料作りの上手な同僚が作っている資料に目を通して、形式をコピーするのも手です。フォーマットが出来上がると、資料作成のスピードは格段に速くなります。セミナーや勉強会などに参加して、よい資料を見つけに行くのも良いでしょう。


 資料作りを素早く終えれば、そのほかの作業をゆっくりこなせます。今回提案した資料作りの方法を参考に、自分だけの時短術を探してください。

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