1. まとめ・準備・チェックが大切!資料作りを早く仕上げる3つのコツ

まとめ・準備・チェックが大切!資料作りを早く仕上げる3つのコツ

by fukapon
 職場において、資料作りは日々行われる業務のひとつです。その資料作りがスムーズにいく場合といかない場合において、時間のロスがかなり変わってきます。そして、資料は相手に分かりやすくまとまっていなければなりませんし、余裕を持って完成させるということも重要です。そういったことを頭に入れて、資料を早く仕上げる3つのコツを紹介します。

大まかなまとめを作る

 資料作りは、パソコンで行う場合がほとんどでしょう。パソコンで打ち込む際、もちろん全体のレイアウトを考えながら作成すると思います。慣れている人なら、そのままダイレクトにパソコンで資料作りに入ることができるのです。

 しかし、慣れていない人はあらかじめ大体何ページになるか、写真や表の位置を大まかにノート等にまとめておくと、パソコンで資料作成時にスムーズに作業しやすくなるのです。何ページ目のどの部分はどんな感じで表を導入するか、大体でよいので、紙にまとめておくと、実際にパソコンで表を入れてみた時に、大きな狂いが少なくなります。

 また、何ページ目はまだ取りかかれないが、その先のページは先に作業できそうだという場合も、全体像を把握しやすく、そのページに戻って作業する場合にも参考になるでしょう。資料を早く仕上げるコツとして、大まかなまとめを作っておくというのは重要なことです。

写真や表を早めに用意する

 資料作りを早めに仕上げるコツとしては、導入する写真や表の準備を早めに用意することです。そして、そういった書類関係は、予備を用意しておきましょう。この写真は使えると考えていても、実際資料に組み込んでみたらうまく収まらなかった。また、もう少し詳しい表が必要だった変更事項が生ずることもあるかもしれません。

 写真や表を新たに資料作成中に作り上げることはかなり面倒となるので、資料作りに入る前に、用意しておきましょう。そして、資料作りにおいて柔軟に対応できるようある程度のパターンや大きさなど、いざといった時にすぐ使えるように準備をしておくべきです。それが、資料を早めに仕上げることにつながります。

必ずチェックする

 資料作りの途中で、その資料が完成しかけた部分をできるだけこまめにチェックするようにしましょう。資料が完成した際、自分自身で資料を見直したり、また場合によっては別の人間のチェックが入ることもあります。

 その際、全部出来上がった資料を、もう一度上司に渡す前に最初から最後まで見通す必要があるのですが、どうしてもまとめて見直すとなると、チェック漏れが起きることがあるのです。その資料を上司に提出し、やり直しとなるともう一度資料作成の時間がかかるので、結果的には資料は早く仕上がりません。

 また、自分自身で見直した際、ここが足りないといった補足を入れる位ならまだしも、大幅に変更した方がより良い資料になるという場合、大きなロスになります。こまめにチェックすることで、チェック漏れが防げたり、大きな方向修正が生じないことにつながるのです。

 以上、資料作りを早めに仕上げるコツとして、ポイントをまとめてみました。ポイントを意識して資料作りをすることを習慣化すれば、きっと資料を早めに仕上げることは今以上に簡単になるでしょう。

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