1. 目上の人へのメールはここに注意!上司にお伺いを立てる時のメールの書き方

目上の人へのメールはここに注意!上司にお伺いを立てる時のメールの書き方

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 上司に確認や依頼をお願いすることを表す「お伺いを立てる」。

 メールを使って上司に伺いを立てる場合、メールの文面で困った経験はないだろうか?

 今回は上司に失礼だと思われないためにも、メールでお伺いを立てる場合のポイントを紹介したい。

目上の人に伺いを立てるときは「メールの目的」を明記する

 相手に伺いを立てる際、単刀直入に本題に入ることは意外にも難しい。

 しかし、あまり回りくどい書き方をしてしまうと、何を言いたいのかが伝わらなくなってしまう。

 上司に伺いを立てるメールを送る場合だけでなく、メールを送る「目的」を明確にすることを心がけてほしい。

 メールで上司に伺いを立てるときには、メール冒頭の挨拶文に続き、相手に依頼する内容や確認をお願いしたいことを記そう。

【例文①】目上の人に伺いを立てるときのメール

  • 件名:○月☓日のミーティングご参加のお願い

    お疲れ様です。〇〇部の☓☓です。
    標題の件について、相談がございます。

    ご多忙の折恐縮ですが
    ○月☓日のミーティングへのご参加賜りたく存じます。

    ミーティング詳細は以下の通りです。
    ---------------------------
    日時:
    場所:
    ---------------------------

    ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

 また、同じフロアにいる上司に直接相談しに行くときに、メールで事前アポをとる場合もあるだろう。

 そのときは以下のようなメールを送ってから、直接伺いを立てに行こう。

【例文②】目上の人に伺いを立てるときのメール

  • 件名:〇〇についてのご相談

    お疲れ様です。〇〇部の☓☓です。

    標題の件について、相談がございます。
    少しお時間をいただけないでしょうか。

    ご多忙の折恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

目上の人に伺いを立てるメールでは“返事の期日”に余裕を持たせる

 メールは電話と異なり、素早いレスポンスを求めることはできない。したがって、メールの返信期日には余裕を持たせる必要があるのだ。

 もし素早いレスポンスを求めているなら、メールではなく電話を使ってほしい。

目上の人にお伺いたてるときの返事の猶予は3日〜7日

 メールで相手に伺いを立てる際には、メール送信日から1週間程度、最低でも3日程度は確保しよう。

 返事の期日までにメールを送った相手から何の返答もなければ、必ずこちらから問合せる必要がある

 目上の人に伺いを立てるメール以外でも、送りっぱなしはNGだ。

 返信を催促するメールを送る際には「先日お送りしたメールの件でご連絡しました。メールはご確認いただけましたでしょうか?」などと、丁寧な言い方を心がけよう。

 また、【再送】【重要】【要返信】【至急】などといった表現は相手を不快にさせてしまう可能性があるため、使用は控えてほしい。

【例文】伺いを立てるメールへの返信を催促するときのフレーズ

  • 「先日、〇〇に関するメールをお送りしたのですが、届いておりますでしょうか?心配になりましたので、再送いたします」
  • 「最近、メールがうまく送れないことがあるので、念のため再送いたします」

伺いを立てるメールに対する問合せ先を明確にしておく

 また、メール受信者がメールの内容について質問をする場合も想定しておきたい。

目上の人に伺いを立てるメールの最後には「問い合わせ先」を明記する

 伺いを立てたメールに受信者が質問することを想定して、メールには必ず問合せ先を記載しておこう。

 メールの件に関して何か不明な箇所や問題点があった場合、対応することが可能な連絡先をメールの最後に明記すればOKだ。


 目上の人へのメールは、普段の社内メールより少し丁寧に書くべきもの。

 丁寧に、しかし簡潔で相手が読みやすいメール文面を作成しよう。伺い立てた内容に対し、上司が快く対応したくなるメールを送ろう。

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