1. 目上の人へのメールはここに注意!上司にお伺いを立てる時のメールの書き方

目上の人へのメールはここに注意!上司にお伺いを立てる時のメールの書き方

by Damian Morys Photography
 上司に確認や依頼をお願いすることを「お伺いを立てる」と言います。メールを使って、お伺いを立てる場合もあるでしょう。上司に失礼な人だと思われないメールとは、どのようなものでしょうか。メールでお伺いを立てる場合のポイントを紹介します。

何についての伺いを立てるのか、明確に書く

 相手に伺いを立てる際、単刀直入に本題に入ることは難しいものです。しかし、あまりにも回りくどい書き方をしていては、何を言いたいのかが伝わりません。メールで相手に伺いを立てる際には、メール冒頭での挨拶文に続いて、「標題の件」を書き、相手に依頼する内容を端的に書きましょう。
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メール例その1

 いつも大変お世話になっております。(→定型の挨拶文)
標題の件、ご多忙の折恐縮ですが、6月1日のミーティングへご参加賜りたく存じます。
ミーティング詳細は以下の通りです。ご検討よろしくお願いいたします
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メール例その2

 仮に、1~2文で、相手に伺いを立てる内容を簡潔に記載できない場合は、次のように書いてもよいでしょう。

 いつも大変お世話になっております。標題の件、下記の点についてご検討いただきたく、よろしくお願いいたします。
【ご検討いただきたい内容】
6月1日のミーティングへご参加いただきたく、ご検討よろしくお願いいたします。
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返事の期日に余裕を持たせる

 メールは、電話と違って、素早いリアクションを求めることはできないツールと考えてください。素早い返信をメールで求めるのは、間違いです。

 メールで相手に伺いを立てる際には、余裕をもって返信期日を設定しましょう。通常は、メール送信日から1週間程度、最低でも3日程度は確保します。

 なお、返事の期日までに、メールを送った相手から何の返答もなければ、必ずこちらから問合せをしましょう。メールの送りっぱなしは、避けなければなりません。問い合わせの際には、「先日お送りしたメールの件で、ご連絡しました。メールはご確認いただけましたでしょうか?」と言えばよいでしょう。

メールに対する問合せ先を明確にしておく

 メールを受け取った相手が、照会をしたい場合も想定しておきます。メールには必ず問合せ先を記載しておきましょう。何かあった場合は、そこに連絡してもらいます。問合せ先は、メールの最後に記載しておけば問題ありません。


 いかがでしょうか。目上の人へのメールなので、普段の社内メールより少し丁寧に書くべきです。丁寧に、と言っても長い文章を書くのではなく、相手が読みやすい文章を作るのが大切です。上司が気持ちよく力を貸したくなるメールを送りましょう。

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