1. 仕事のスピードが格段にアップする!スムーズに相手に理解してもらえる情報伝達方法

仕事のスピードが格段にアップする!スムーズに相手に理解してもらえる情報伝達方法

by Edwinの航空写真
 情報伝達において必要とされるものは、スピードと正確性です。たとえばスピードを重視するのであれば、まずは第一報を伝えようとすると、多少情報に漏れがあったり裏付けがとれていなくてもそのまま流すことになります。
 
 そして、その情報の正確性を確認し、あるいは分析したあとで情報を流すことになると、かなり時間がかってしまうでしょう。仕事においても、スムーズに相手に理解してもらうような情報伝達方法を考えなければなりません。今回は、それをいくつか挙げてみたいと思います。

裏付けを後で行う

 情報を受け取る側は、その情報がどの程度信頼できるものなのかはわかりません。そこで、第一報の速報のようなものであれば、その旨も一緒に伝える必要があります。まずは、起きたことだけを伝えましょう。そして、その情報の詳細がわかり次第再び伝達することを告げておきます。

重要度も伝える

 次に情報伝達方法として大切なことは、その情報にどれほどの重要度があるのかを示しておくことです。そして、先ほど述べたように、正確性もどの程度のものなのかを一緒に伝えることが必要になります。受ける側の立場に立って、たとえ正確ではないにしても、何も知らされずにいることにどれだけのリスクがあるかも考えておきましょう。

最新情報を常に把握する

 情報の裏付けをとってから、最初に伝えた内容と異なる場合があります。それを何度か繰り返すと、どれが最新の情報なのかわからなってしまいます。そこで、常にどれが最新の情報なのかを把握できるようにしておくのも、スムーズな情報伝達方法のポイントです。

 以上のように、スピードと正確性をともに備えた情報伝達方法を取るには、小出しに伝えていくことが有効となります。その中で次第に情報の精度が増し、より確実な内容となるわけです。そのためには、確実に伝える方法を決めておくことが必要となってくるでしょう。

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