1. 社内メールを送るその前にこれをチェック!社内メールを送る際に気をつけておきたいマナー

社内メールを送るその前にこれをチェック!社内メールを送る際に気をつけておきたいマナー

by uka0310
 企業で仕事をしている人は誰しも関係部署や上司等へのメールを送る機会を経験することがありますよね。そのメールの種類も、依頼メール、報告メール、お伺いメールなど様々です。いくら同じ会社の人といえども礼儀やマナーは大切です。ここでは、社内メールを送る際に気をつけておきたいマナーについて述べていきます。

受け手のことを考えてメールを作成する

 仕事を忙しくしていてメールをチェックしなくてはいけない場合には、メールタイトルを見ただけですべてがわかるようなメールが送られてくると大変ありがたいですよね。また、メール本文も書かれていること、伝えたいことを明確に伝えられるような内容にしましょう。以下に注意することを列挙しています。

タイトルはできるだけ具体的に付ける

 相手がタイトルを見て中身がピンとくるものにしましょう。

内容に注意する

 結論→理由・事柄→所感・提案のように、まずは大切なことを記述してから次にその補足をしていくようにしましょう。

目的の明確化

 相手に何を求めているのかを明確にしましょう。単なる報告であるのか、相談しているのか、了承を取り付けているのか、決裁を仰いでいるのかをはっきりさせることが重要です。

期限の明確化

 何をいつまでに欲しいか、できるだけ期限を明確にしましょう。

相手に前のメールを探す手間をかけない

 必要なときは、引用返信をするようにしましょう。

添付資料にも注意する

 特にエクセルを添付するとき、相手がきちんと印刷できるよう印刷範囲を設定しておくようにしましょう。添付ファイルを開いて、印刷範囲を指定して保存し直すのは手間がかってしまいますよね。

丁寧すぎる言い方は不要

 社内メーはあくまでも同じ会社の中で行なわれるやりとりです。かしこまった季節の挨拶などは必要ありません。しかし全く挨拶がない要件だけのメールは失礼になってしまいます。「おはようございます」や「お疲れ様です」などの1行程度でも軽い挨拶を書くようにしておきましょう。

受け手への気配りを忘れずに

 メールの受け手への気配りを忘れないようにしましょう。特に、メールで依頼する際には注意が必要です。

お願い事のメールをした場合

 依頼メールをした場合は、事前にまたはメール送信後に電話など直接連絡をしましょう。お願い事を聞いていただいた後は、必ず「ありがとうございました」と書いたお礼のメールを忘れずにするようにしましょうね。

メールを読んだらすぐ返信する

 メールを送る側は、きちんと内容が伝わっているか気になるものです。すぐに返事が出来ない要件などは、とりあえず簡単でも良いので返事を送るようにしましょう。「了解しました。調整しまして、後ほど連絡いたします。」といった読了の返信をすると良いです。相手はメールを読んでくれたことがわかり安心します。後で必ず詳細を書いたメールを送るようにしましょう


 社内メールを送る際には、必ず最後に上記のことが出来ているか確認をして失礼がないようにしましょう。

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