1. 取引先に好印象を与える!失礼のない挨拶文の書き方の3つのポイント

取引先に好印象を与える!失礼のない挨拶文の書き方の3つのポイント

by Takashi(aes256)
 新規の取引先への挨拶状や季節のお便り、メール等でのやりとり等、取引先へのメールやはがき等を送付する機会は多々あるかと思いますが、その際にどのような挨拶文で書き始めると、相手に失礼なく好印象を持ってもらえるのでしょうか。今回は、挨拶文の書き方のポイントを以下で、例文も交えながら紹介したいと思います。

1.時候の挨拶文を入れる

 時候、つまり季節の言葉を入れる事で文章に季節感が出て清潔な印象を与えるため、挨拶文には欠かせないポイントです。季節の言葉はある程度決まった定例文があるので、それを用いても良いですし、自分なりに感じた季節の状況を書き添えても個性が表現できて良いと思います。

 例えば、一月は「新春の候」、「日ごとに寒さがつのって参りますが」、三月は「早春の候」、「春光うららかな季節となりましたが」、五月は「風薫るさわやかな季節となりましたが」、六月は「紫陽花の花が美しい季節となりましたが」、八月は「残暑厳しき折」、十月は「野山が秋色に染まる頃となりましたが」、十二月は「師走を迎えますますご多忙の事と存じますが」、といった感じです。こういった時候の挨拶文はインターネット等でも簡単に検索出来ます。

2.相手に対する感謝の文言を一言添える 

 時候の挨拶文に続き、会社に対しては会社の繁栄を喜ぶ旨の文言、個人に対しては元気である旨を喜ぶ文言、その他普段よりお世話になっている旨のお礼の文言を添えてまとまり良くします。これも決まった文言があるので、それを用いて挨拶文とした方がオーソドックスな文章が作れます。

 例えば、会社に対しては「貴社におかれましてはご盛栄のこととお慶び申し上げます。」、個人に対しては「貴殿ますますご健勝のこととお喜び申し上げます。」、その他お礼の文言としては「いつもお世話になっております」、「平素より格別のお引き立てを頂き、誠に有難うございます。」といった感じです。これもネットで検察可能です。

 但し、例えば毎日やりとりのある馴染みのお得意先に対し「平素より格別の・・・」という文章を毎回用いてしまうと堅苦しく違和感がありますので、そこは「いつも大変お世話になっています」位の方が自然で良いと思います。このように感謝の文言は、取引先とどれ程の頻度で連絡を取り合っているのか、どれ位の親密度合なのかによって使い分けるのが良いかと思います。

3.長文にせず自分自身の出来事については書かない

 あくまで挨拶文ですので短めにすっきりと終わらせ、本題の書かれた本文にタスキを繋ぎます。また、挨拶文の中にこちらの状況であったり自分自身のプライベートな内容を長々と記載するのは差し控え、文章が終わった後の追伸欄に書くとすっきりまとまります。


 以上3つのポイントを紹介してきましたが、なにより大切なのは取引先にしっかりと感謝していることを伝えることです。そうすれば、文章が多少堅苦しかったりしても、好印象をもってもらえます。ですので、3つのポイントを押さえて失礼のない挨拶文を書くようにしましょう。

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