1. 効率的に進めるコツはTO DOリストの作成方法にあり!無駄な時間を作らないためのテクニック

効率的に進めるコツはTO DOリストの作成方法にあり!無駄な時間を作らないためのテクニック

 仕事で無駄な時間を作らないために、どんな工夫をされているでしょうか。多くの方はTO DOリストを作っていると思います。しかしながら、そのリストを全て片付けるには十分な時間あるようには思えません。TO DOリストをより効率的に作成する方法について説明していきます。

ランク付け

 リストを作るだけでは十分ではありません。それらにランク付けをしましょう。集中しなければならない、より重要な項目について確認する必要があります。そして時間をそれらに分配し、途中経過を計りましょう。

 ランク付けは重要度に沿って行います。大きく3ランクに分けるのが良いでしょう。ランクAには今日中に終わらせないといけないこと、ランクBにはしなければならないが今日でなくて良いこと、ランクCにはすべき時間を見つける必要があることです。

 これだけでは、ランクCに分類されるものは実際には行われない可能性があります。またランクBについても同様です。日に日にランクAの仕事がたまっていくのが現状です。

 そのためにも、それぞれの項目にどれくらいの時間が必要かを記入し、合計時間も計算しましょう。そして、各仕事を実際に開始した時刻と終了時刻を記入します。一見無駄のようですが、何日か続けると仕事中に多くの中断が起こっていることに気づくでしょう。

 この中断時間の平均時間を計算します。そして計画の段階から予めこの中断時間を差し引くのです。そして、仕事が終わったときにTO DOリストをアップデートし、次の日に備えます。

リストの項目は具体的に!

 リストの項目は具体的に記入しましょう。例えばXプロジェクトの計画という漠然としたものはNGです。具体的なステップとして、例えば、当該領域の参入企業一覧作成、企画書のラフ案作成、企画概要に関する上司とのディスカッションといった具合になります。

 こうすることで必要な時間がより具体的に想定でき、漠然とXプロジェクトに関係する事柄に時間を使うことがなくなります。これは一例ですが、いずれにしてもあなたの時間を無駄にしないように、あなた自身に適したやり方に改良する必要があるでしょう。

 全ての項目をリスト化するわけですが、コツは急ぎかどうかではなく、重要度によって優先順位をつけること。毎日リストを更新し、今日達成すべきプランを実行していきましょう。

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