1. 仕事を効率化する鍵は自己管理にあり!自己管理をする3つの手法

仕事を効率化する鍵は自己管理にあり!自己管理をする3つの手法

 仕事を行う際に気を付けるべきことは、自己管理です。仕事の進み方はもちろんですが、取引先との関係や状況や自分のスケジュールとの兼ね合いも含めて、しっかりコントロールしなければなりません。

 さらに仕事の状況を上司に報告したりと社内での調整も自分自身で管理し伝達しなければならない。なので仕事を行う際にしっかりと自己管理をし、それを仕事に反映させて効率よく仕事をこなすことについて考えてみましょう。

1.スケジュールに優先順位をつける

 仕事の自己管理を行う際に仕事を効率よくこなす最大のポイントは、自分自身の仕事をどれだけ把握しているかということです。現在、自分がどのくらい仕事を請け負っているかをしっかり把握することこそが自己管理。

 そして、その仕事内容について優先順位を付けることが重要です。優先順位・締切を考えてどの仕事から手をつけるべきか、常にその点を忘れずにスケジュール管理を行いましょう。

 その手法としては、例えばノートやシステム手帳にその週や月単位ごとに仕上げなければならない仕事をリストアップする。また、スケジュールはいつどんな時でも利用できなければなりません。いつ自分のスケジュールを確認しようと思っても大丈夫なように、携帯することを忘れないようにしましょう。

2.問題点を把握する

 いくつかの仕事を抱えていると、中には問題点を抱えた仕事もあるでしょう。例えば仕事を進める上で上司の承認がいる場合や、物理的時間的に間に合わないという場合です。
 
 その場合は早めに問題をクリアしないとその先に進めず、そこでストップしてしまいます。こういった点をしっかり自己管理し対処することが、効率よく仕事を行うことにつながるのです。

 そのための手法としては、その問題点をクリアするのにどのくらいの時間がかかるか、誰の助けがいるのかといったことを確認し対処しましょう。特に相手がいるような場合、相手の都合もあります。

 この仕事をクリアするために、上司の承認がいるといった場合でも、その上司がたまたま出張でいなかったり他の仕事でかかりきりになっていてこちらの承認作業に入れないといった事態にならないように予備の時間をとっておくことも重要です。余裕をもって対応するようにしましょう。

3.周囲に仕事を引継ぎできるように整理しておく

 本来請け負った仕事はその本人が最後までやりこなすべきですが、体調不良などの万が一の事態に備えて、他の人間が引き継げるように整理しておくことも重要です。これも重要な仕事の自己管理なのだ。その時に仕事を丸抱えした状態で、他人には全く分からない、引継ぎできないようではいけません。

 その手法としては、いざとなったらこの書類一式を渡せばわかるようにすることが重要です。また、上司に定期的に報告を行うこともよいでしょう。仕事の内容を上司が把握することは、上司からの問い合わせも減るし、上司があなたに対する仕事の進め方の不安を持つことも軽減されます。

 ある程度仕事が進んだ段階で簡単なまとめ作業をしておくことは、仕事の効率化をはかる重要な方法です。また、他人が見て分かることは自分自身の見直し作業を兼ねて行うことができます。

 その他にも体調管理や取引先との関係を良い状態に保っておくことも、自己管理をする際に仕事を効率よくこなすことにつながります。意識して自己管理を徹底することで、仕事を効率よくこなすことにつながるのです。

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