1. 大事なことはマクロからミクロへの考え方!絶賛される説明資料の書き方

大事なことはマクロからミクロへの考え方!絶賛される説明資料の書き方

 ビジネスにおいてもパワーポイントが必須の時代となってきました。顧客への説明のため、資料を作成することが多くなってきました。しかし、世間で流通している説明資料はそれこそ良いものと悪いものでは雲泥の差があります。

 説明資料をどうせ作成するならばいい資料を作りたいものです。そこで今回は、絶賛される説明資料の書き方のポイントをご紹介します。

マクロからミクロへ

 説明資料を作成するときに、一番重要なのは構成です。最初から最後まで論理的に組立られていなければ、説明資料を読んでも理解ができません。

 とはいえ、論理構成を最初から作るというのは結構難しいのです。そこでポイントになるのが 最初に全体を示した上で細かいところの説明という流れをとれば、いい資料になるということです。

 たとえば、ある商品やサービスはこういったものです。そのあと、この中のこのパーツはという流れの資料であれば、資料を見た側も商品の全体のこの部分かと認識してくれます。つまり、マクロからミクロへと流れる資料を作りましょう。

トピック1つにメッセージは1つで作成

 さて全体像のお話をした上で各論の話となります。ここで重要なのは、資料を作成する場合にメッセージは徹底的に絞ることです。よくあるのが、色々な機能がありますよみたいな説明資料を見ることがあります。

 しかし、これはインパクトが少ないのです。なぜなら説明資料を作る側は「よく読んで全部理解してもらう」ことを想定しがちだからです。一方で、資料を見る側は「よく読んで全部理解しよう」とは考えていないのです。

 つまり、要点だけを強調すべきなのです。となってくると本当に言いたいことはたくさんあってはおかしなことになります。そのためのポイントは、 トピック1つにメッセージは1つで作成することが必要です。

 この2つのポイントをおさえることで以前まではわかりにくかった資料も他人から絶賛される資料へと生まれ変わることでしょう。

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