見やすいチャートで業務を見える化！フローチャートを作成するときのポイント

　フローチャートは、業務を流れで表すことで、仕事の全容を分かりやすくするものです。業務を外部委託したり、派遣社員に担ってもらう場合にも多く使われます。ここでは、フローチャートを作成する際に注意しておくべきポイントを紹介します。

　業務のフローチャートを作成する際には、どの部署が担当するアクティビティ(活動)なのかをはっきりさせなければなりません。フローチャートでは、スイムレーンと呼ばれる縦のレーンに、アクティビティの主体を記述します。営業部や事業部、経理部などがが縦のスイムレーンに入ってきます。したがって、誰が何をするのかがスイムレーンで明確になります。

　また、フローチャートは、上から下へ、左から右へが基本です。左から右へ行って、まだ右から左へ折り返すことはありますが、下から上への流れはありません。

　一枚のフローチャートに登場するアクティビティの数が多すぎると、業務フローがわかりにくくなります。ひとつのフローチャートに登場するアクティビティの数は10程度が良いでしょう。複雑な業務ならばアクティビティを大まかにまとめ、さらに別のフローチャートにサブ業務のフローチャートを作成すると見やすくなります。

　フローチャートを作成する場合、IT(システム)への入力や出力をフローチャート上に表示させることがあります。この場合は、ITのスイムレーンを設け、人とITのスイムレーンを分けるとわかりやすいフローチャートになります。ITをどの位置で使うのかが、一目で確認できるからです。

　いかがでしょうか。いくら作業量が多いからと言って、見やすくなくなっては意味がありません。上記を参考に、後から見返したくなるフローチャートを作りましょう。