1. 自分の中でキッチリ理解しておこう!伝えたい事を上手にまとめる話しかたのコツ

自分の中でキッチリ理解しておこう!伝えたい事を上手にまとめる話しかたのコツ

by Ian Sane
 仕事の上で、伝えたいことを上手くまとめて話すにはコツがあります。逆に上手くまとまらない場合はどのような時かを考えるとよくわかると思います。例えば、そもそも自分の中できちんと整理できていないような場合や、話の途中で質問などを受けると、どこまで話したのかわからなくなってしまう場合などがあります。それでは具体的に、どのようにすれば上手く伝えたいことを仕事の上で話すことができるのかをみていきたいと思います。

まずは要点をまとめておく

 頭の中にしっかりと整理されていればよいのですが、そうもいかないような場合には、あらかじめ伝えたい内容を紙に書き出すなりしておくことが必要になります。これは後々役に立つものですから、常に用意しておいても良いかもしれません。

 その際に注意すべき事があります。話し方としては、まず結論から先にというのがポイントです。特に仕事絡みの事であれば、余計なことや背景などは後から付け足すようにすれば良いので、大事な事をまず先に書き出しておく必要があります。そしてその補足説明などを後から付け足すようにして書いておき、話す時もその順番で話すようにします。

話を中断されると、どこまで話したかわからなくなる場合

 話というものは、こちらからの一方的なもので終わるわけではありません。必ずと言ってよいほど聞き手から疑問点や質問を受けたりします。それに答えているうちに、どこまで話したのかわからなくなってしまう事があります。

 そのための対処として、先ほど作成しておいたメモを見ることになるわけです。話し終わったところはチェックを入れるようにすれば、どこまで話したのかわかります。また、質問が出た場合にその場で回答できなければ、そのメモの該当する部分にその内容を書き込んでおけば、忘れずに調べて後で伝えることができます。

感情を入れない

 基本的な事になりますが、話をしていてつい感情的になってしまうと、話が脱線することがあります。本来の話題から離れていくために、何を話しているのかがわからなくなってしまうのです。

 それを防ぐために、相手がどれほど理不尽な事を言ってきたとしても、それをとりあえずメモに記しておいて、後で時間のある時にじっくりと対処すればよいでしょう。時間が経つだけでも気持ちは落ち着きますから、冷静に見ることができるようになります。

まとめ

 伝えたいことを上手く伝えるには、とにかく最初に大事なことは伝えることが必要です。そして取りこぼしがないように、メモを用意しておくことはかなり有効な手段となります。そのメモを活用することによって、相手の疑問点にもきちんと対応することができますし、わからなければ後で調べればよいのです。慣れてくれば、ポイントだけを記した小さなメモを持つだけでも良くなるでしょう。

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