1. 【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし!

【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし!

【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし! 1番目の画像

 プロジェクト開始時に開かれるキックオフミーティング。

 キックオフミーティングは、チームの目的意識を統一する役割を果たす重要なミーティングであり、質の高い仕事をするためには欠かせないものだ。

 そんなキックオフミーティングを行う場合、どうすればスムーズに進行できるのだろうか?

 そこで今回は、キックオフミーティングの進め方について解説したい。

キックオフミーティングの進め方①:最初に方向性を提示する

【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし! 2番目の画像

 キックオフミーティングのステップ①は、プロジェクトの方向性を明確に提示すること。

 プロジェクトの目的と目標をメンバー全員に提示し、このプロジェクトが目指す方向性をはっきりさせておこう。

 明確な方向性を提示することで、プロジェクトの意義をメンバー全員に伝えることができ、より正確にプロジェクトの意義を理解してもらえるのだ。

キックオフミーティングで提示するプロジェクの目的は“シンプル”に

 キックオフミーティングで提示する目的は“シンプルな形”で、提示する目標は具体性を持ったものにするのが重要である。

 目的をシンプルに示すことで得られるメリットは、プロジェクトの意義を全員に誤解なく理解してもらえるようになることだけではない。

 シンプルな目的設定によって、プロジェクトメンバーが出すべき結果を理解することができるのだ。

 この時点で全員の目的意識を統一しておけば、その後の業務効率アップも期待できるはずだ。

 目的の設定やミーティングの議題設定については、ぜひ下記記事を参考にしてもらいたい。

キックオフミーティングの進め方②:プロジェクトの体制を説明する

【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし! 4番目の画像

 キックオフミーティングのステップ②は、プロジェクトの体制の具体的な説明をすることだ。

 プロジェクトの日程や具体的な作業、全体の概要などを説明し、プロジェクトに対する正しい知識と理解を促す。

 ここではプロジェクト全体の作業を提示し、部門ごとの役割分担を決めることになる。

 誰がどの作業を担当し、責任者は誰になるのかを指示して、プロジェクト全体の役割分担をキックオフミーティング中に済ませてしまおう。

新しい組織を立ち上げてプロジェクトを行う場合のキックオフミーティング

 新しい組織を立ち上げてプロジェクトを行う場合、リーダーからの指示系統などを決めた組織図全体を提示することも必要になる。

 役割分担が決まったら、それぞれの分担ごとに要求される業務水準を提示し、業務の具体的な課題設定しよう。

大規模なプロジェクトのキックオフミーティングでは「ノルマ決め」を行わない

 小さなプロジェクトであれば、キックオフミーティングでノルマ決めなどを行うケースもあるだろう。

 しかし、責任者を部門ごとに配置して裁量権を与えるのであれば、細かい業務内容に関する取り決めは各部門で実行することになる。

 そのため、大規模なプロジェクトのキックオフミーティングではノルマを決めないことが一般的であると覚えておこう。

キックオフミーティングの進め方③:メンバー紹介と質疑応答

【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし! 5番目の画像

 プロジェクト全体の説明を終えたら、キックオフミーティングのステップ③として「メンバーの自己紹介」を行う。

 すでに顔見知りの仲間が集まってプロジェクトを立ち上げる場合は、自己紹介はとくに必要ない。

 そういったときは、プロジェクトに際しての意欲や抱負を一言ずつもらうといいだろう。きっとプロジェクトメンバー全体の士気も高まるはずだ。

キックオフミーティングの参加者が多い場合の「メンバー紹介」

 プロジェクトメンバーの人数が多く、時間が足りない場合は、リーダーと各部門の責任者のみの自己紹介でもOKだ。

 人数が多いからといって自己紹介を割愛してしまうと、メンバー全体の士気が下がってしまう恐れがある。

 少なくとも管理責任者はきちんと自己紹介しておくのが得策だ。

キックオフミーティングの終盤は「質疑応答の時間」を設ける

 キックオフミーティングの最後には、不明点などを確かめる疑応答の時間を設けることを忘れないでほしい。

 わからないことを放置してプロジェクトを開始してしまうとトラブルの原因になるため、細かな疑問点にも誠実に答えよう。


 3つのステップに分けて、プロジェクト開始時のキックオフミーティングについて説明してきた。キックオフミーティングの大まかな流れを掴むことはできただろうか?

 キックオフミーティングを行うことで、プロジェクトに関わるメンバー全員の士気を高め、より効率よく仕事を進めることが可能になる。

 進め方を守れば、キックオフミーティングは難しいものではない。

 プロジェクトを成功させるためにも、ぜひキックオフミーティングを導入してみてほしい。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する