1. 【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし!

【キックオフミーティングの進め方】3ステップさえ押さえておけば初心者でも問題なし!

by Benson Kua
 チームでプロジェクトを開始する際などに、開かれるミーティングのことをキックオフミーティングといいます。キックオフミーティングは、チームの目的意識を統一する役割を果たす重要なミーティングであり、質の高い仕事をするためには欠かせません。

 キックオフミーティングを行う際は、どのような進め方が良いのでしょうか。今回は、キックオフミーティングを行う際の進め方について解説します。

1. 最初に方向性を提示する

 キックオフミーティングは、まず最初にプロジェクトの方向性を提示するところからスタートするのが一般的な進め方です。プロジェクトの目的と目標をメンバー全員に提示し、このプロジェクトが目指す方向性を明確にしておきましょう。

 方向性を提示することで、プロジェクトの意義をメンバー全員に伝えることが可能になり、より正確にプロジェクトを理解してもらうことができます。

 提示する目的はシンプルな形で、提示する目標は具体性を持ったものにするのが重要です。目的をシンプルに示すことで全員に誤解なく理解してもらえるようになり、また具体性を持った目標を提示することで、プロジェクトが進む方向と目指す場所がわかりやすくなるでしょう。この時点で全員の目的意識を統一しておけば、その後の業務効率もアップします。

2. プロジェクトの体制を説明する

 次に行うのは、プロジェクトの体制の具体的な説明です。プロジェクトの日程や具体的な作業、全体の概要などを説明し、プロジェクトに対する正しい知識と理解を促します。

 ここではプロジェクト全体の作業を提示し、部門ごとの役割分担を決めることになります。誰がどの作業を担当し、責任者は誰になるのかを指示して、プロジェクト全体の役割分担を完成させましょう。

 新しい組織を立ち上げてプロジェクトを行う場合、リーダーからの指示系統などを決めて組織図全体を提示することも必要になります。

 役割分担が決まったら、それぞれの分担ごとに要求される業務水準を提示し、業務の具体的な課題設定を行います。ノルマ決めなどを行うこともありますが、責任者をそれぞれに配置して裁量権を与えるのであれば、細かい業務内容に関する取り決めは各部門ごとに実行することになるので、キックオフミーティングでは行いません。

3. メンバー紹介と質疑応答

 プロジェクト全体の説明が終わったら、メンバーの自己紹介を行います。すでに顔見知りの仲間が集まって、プロジェクトを立ち上げるときは自己紹介は必要ありませんが、プロジェクトに当たっての意欲や抱負を挨拶してもらうと、全体の士気も高まるでしょう。

 メンバーの人数が多く時間が足りない場合は、リーダーと各部門の責任者のみの自己紹介でも構いませんが、誰も自己紹介をしないようでは後々のモチベーションが下がってしまう恐れがあります。少なくとも管理責任者はきちんと自己紹介しておきましょう。

 最後に何かわからないことが無いかを尋ね、質疑応答の時間を設けます。分からないことを放置してプロジェクトを開始してしまうとトラブルの原因になるので、細かい疑問にも誠実に答えましょう。


 キックオフミーティングを行うことで、プロジェクトに関わるメンバー全員の士気を高め、より効率よく仕事を進めることが可能になります。進め方を守れば、キックオフミーティングは難しいものではありません。プロジェクトを成功させるためにも、ぜひキックオフミーティングを導入してください。

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