1. 何事も「最初」が肝心!キックオフミーティングで配布するのに適切な資料

何事も「最初」が肝心!キックオフミーティングで配布するのに適切な資料

by Enid Yu
 キックオフミーティングとは、何かの業務を開始するときや、プロジェクトを開始するときの初回のミーティングです。はじめて顔を合わせることになるミーティングと言えます。初回のミーティングで、どんな資料を準備し、配布するのが適切なのかを考えていきましょう。

1. キックオフミーティングの目的

 キックオフミーティングの目的は、今後の仕事が成功するように、プロジェクトについて共通の目的と内容について誤解ないように認識合わせをすることと言えます。

 初めての顔合わせですので、プロジェクトに参画するメンバー紹介、役割の明確化、プロジェクトの決定ルールの共有、進捗管理、課題管理などの方法、会議体、議事録作成・承認ルールなどについて認識を合わせることをおこないます。

2.  配布するのに適切な資料

 キックオフミーティングでは、上記の目的を達成するために、資料を配布します。キックオフミーティングで決定されたことが、プロジェクトのルールとなりますので、議事録作成・承認という手続きにおいて、配布された資料がその後の方針を決めるのです。もちろん、キックオフミーティングの目的のために、文書として、理解を高めるためのツールという意味合いは当然あります。

 キックオフミーティングで配布するのに適切な資料として、以下のものが挙げられます。本日のアジェンダ、ミーティング参加者名簿、プロジェクト企画書、工程表、プロジェクト体制図、プロジェクト・ルールなどです。

まとめ

 以上が、キックオフミーティングで配布するのに適切な資料の説明です。何事も「最初」が肝心です。資料の不備などで、全体のモチベーションを下げないよう、必要書類をしっかり把握しておきましょう。

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