1. 【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説!

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説!

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 1番目の画像

 複数の人間で一つの仕事を担当する場合、業務効率の改善に役立つのが役割分担表。

 役割分担表を利用してメンバーそれぞれに役割を分担することで、業務効率が改善されて、短時間でより質の高い仕事の成果を出すことができる。

 そんな役割分担表だが、どう作成すればいいのだろうか?

 今回は、仕事の役割分担表の作成方法や役割分担表のテンプレートについて解説したい。

目次
+ + そもそも「役割分担表」とは?
+ + 最短で役割分担表を活用する方法とは?
+ + 自分で役割分担表を作成する方法
+ + 役割分担表の作業(タスク)のリストアップ方法
+ + 役割分担表の役割を決める方法

そもそも「役割分担表」とは?

「役割分担表」とは?

 役割分担表とは、ある一つの仕事に必要とされる作業(タスク)を洗い出し、各作業を担当するメンバーが書かれた表のことである。

役割分担表を活用する目的、メリットとは?

 役割分担表を活用する目的は、その名の通り「誰が、どの役割を担っているのか」ということを明確にすること。

 いちいち管理者に確認をとらなくても、役割分担表があれば仕事に携わるメンバーの役割を把握することができる。

 メンバー同士の役割を把握することで、作業の改善や業務提携などをスムーズに行うことが可能になるのも、役割分担表のメリットだ。 

最短で役割分担表を活用する方法とは?

最短で役割分担表を活用する方法:役割分担表のテンプレートを使う

 役割分担表を作成するには、テンプレートを利用するのが最も手軽で簡単な手段だ。

 テンプレートを利用すれば、複雑な作業がいらず簡単に仕事の役割分担表を作成することができる。

 インターネットを利用して「役割分担表 テンプレート」と検索すれば、無料でテンプレートをダウンロードできるサイトが見つかるため、自分で好きなテンプレートを選んでみてほしい。

自分で役割分担表を作成する方法

 「希望に合ったテンプレートが見つからない」「どうしても自分好みの役割分担表が使いたい」という人は、役割分担表を自作しよう。

 役割分担表の作成手順は以下の通りだ。

「役割分担表」の作成手順

  • ①プロジェクトをいくつかのカテゴリに分ける
  • ②一つのプロジェクトの作業(タスク)を全てリストアップする
  • ③カテゴリごとに洗い出し足りていないタスクがないか確認する
  • ④タスクを洗い出し終えたら、タスク詳細を記入する。可能であれば完了予定日も明記する
  • ⑤それぞれのタスクの担当者を決定する
  • ⑥カテゴリごとの責任者を決定する
  • ⑦終わったタスクに、完了したかどうかわかるようにするためのマークをつける

 上記の作成方法について、編集部が作成したシートと照合しながら順を追って見てみよう。

役割分担表の作成手順①:プロジェクトをいくつかのカテゴリに分ける

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 2番目の画像

役割分担表の作成手順②:各カテゴリの作業(タスク)を全てリストアップする

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 3番目の画像

役割分担表の作成手順③:カテゴリごとに洗い出し足りていないタスクがないか確認する

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 4番目の画像

役割分担表の作成手順④:タスクを洗い出し終えたら、タスク詳細を記入する。可能であれば完了予定日も明記する

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 5番目の画像

役割分担表の作成手順⑤:それぞれのタスクの担当者を決定する

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 6番目の画像

役割分担表の作成手順⑥:カテゴリごとの責任者を決定する

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 7番目の画像

役割分担表の作成手順⑦:終わったタスクに、完了したかどうかわかるようにするためのマークをつける

【役割分担表の作成方法】テンプレートがない場合の使い方まで徹底解説! 8番目の画像

 この手順を基本として押さえておけば、プロジェクトごとに適切な役割分担表を作成することができる。



役割分担表の作業(タスク)のリストアップ方法

 役割分担表をきちんと活用するためには、業務に必要な全ての作業をリストアップすることが重要だ。

 タスクの洗い出しは誰でもできるような簡単な作業に思えるが、役割分担を考える上では非常に大切な作業である。

 下記の方法で、タスクの洗い出しをしてみよう。

役割分担表に記入するタスクの洗い出し方

  • ①プロジェクトをいくつかのカテゴリに分ける
    例:「大掃除プロジェクト」の場合、カテゴリは「リビング」「キッチン」「お風呂」などに分けられる
  • ②カテゴリをさらに細分化して、タスクを洗い出していく
    例:「リビング」の場合、「床掃除」「エアコン」「カーペット、じゅうたん」「家電」「インテリア」
  • ③洗い出したタスクをより細分化できる場合は、より細かくしていく
    例:「床掃除」の場合、「床の水拭き」「床の乾拭き」「掃除機がけ」「ワックスがけ」「ドアのさっし」「扉の下枠のホコリ取り」

役割分担表にタスクを洗い出すときの注意点

 タスクを洗い出すとき、「雑用・雑務」なども見落とさずにタスクリストに加えよう。

 「スイッチを入れる」「カギを閉める」「機材を片付ける」といった、一見すると重要には思えないことも忘れずにリストアップすること。

 もし、すべての作業がリストアップされない場合、誰の責任なのか不明確な業務が発生してしまう。

 人間関係のトラブルにも繋がりかねないため、余すところなく作業をチェックして役割分担表にリストアップしよう。

タスクを洗い出すときの注意点

  • 雑用・雑務などを見落とさずに、タスクリストに追加する
  • 雑用・雑務にも担当者をつける

役割分担表を活用するコツは「個人が担えるタスク量」を考慮すること!

 役割分担表作成のコツは、分担する役割の大きさをそれぞれに合ったものにすること

 一人に過大な負担がかかるようでは、役割分担表が正常に機能しているとはいえず、業務効率の改善も実現できない。

 個人が担えるのに丁度良い作業量を設定しよう。

役割分担表の役割を決める方法

【役割分担表】役割決めのポイント①:メンバーの希望と管理者の都合を調整する

 役割分担表を利用して役割を分担するためには、メンバーの希望と管理者の都合を調整しなければならない。

 管理者が最適な役割分担だと考えていても、メンバー自身が拒否、またはスキルに見合っていないようであれば、業務効率が改善されない可能性があるのだ。

【役割分担表】役割決めのポイント②:メンバーのモチベーションを気にかける

 メンバー全員の希望を叶えることは難しいかもしれない。

 しかし、管理者にはプロジェクトを管理する他にも「メンバーのモチベーション」を気にする必要がある。

 メンバーの希望と管理者の都合をすり合わせ、バランスのいい役割分担をしてほしい。


 役割分担表を用いることで業務の担当と責任範囲が明確になり、仕事がスムーズに進む。

 メンバーの仕事に対する責任感を促すことにもなるため、本記事を参考にしながら役割分担表を有効に活用してみてほしい。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する