1. 個々の負担を均等にしよう!エクセルで仕事の役割分担表を作る方法

個々の負担を均等にしよう!エクセルで仕事の役割分担表を作る方法

by sidewalk flying
 あなたの職場では仕事の役割分担はうまくいっているでしょうか。ある程度の期間を定め時々仕事の役割分担を見直す機会を作ることをお勧めします。なぜなら役割分担を見直すことで新たに必要な役割やもうなくしてよいものを見つけることができますし、役割も皆平等に分担することができます。

 また、役割を人から人に回していくことで皆がその仕事について理解することになり休んでしまったときや、多忙な時など臨機応変にサポートすることができるのです。その分担をし直すチャンスが役割分担表を作成する時なのです。では役割分担をよりうまくするために役割分担表をエクセルで作成する時のおすすめの方法を紹介します。

1. 一日の時間軸、さらに週単位・月単位で考える

 エクセルでおおまかな表を作ります。とりあえず仕事をする人の名前を横軸に書き出してみましょう。次に縦軸です。1時間ごとでも午前午後でも構いませんが縦軸に時間軸を書き入れます。そこで一日の中でどのような仕事を行わなくてはいけないのか、現状どの時間に誰がどんな仕事をしているのか書き出してみましょう。

 すると仕事量の多い人少ない人がわかりますのでここで役割分担の調整もできます。週単位・月単位で行う仕事もあると思いますので。こちらを更に追加し、分担の調整を一日の役割分担と同じようにしていきましょう。

2. 色分けします

 エクセルの表にただ文字を打ち込むだけでは何が重要であるとか、その仕事のボリュームなど伝わりにくいですので色付けすることをお勧めします。例えば皆でやっている仕事はわかりやすいようにセルを色付けしたり、重要でなおかつ時間がかかる仕事などもあれば色付けする、また太字や記号なども使い見やすい表にしていきます。

 そうすることで実際にその仕事に関わっていない上司にもこの役割分担表を見せれば誰がどの仕事をしているかわかり便利なこと間違いありません。

まとめ

 大体仕事は一ヶ月単位で一つの流れが出来ていますので一枚のエクセルの役割分担表で一日の流れ、月単位の流れと分担がわかるようになるのがとても良いです。仕事の役割分担表を作ることで日々の仕事を見直すきっかけにもなるでしょう。

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