1. 【役割分担表が効率アップのカギ!?】役割分担表は仕事のケアレスミスもなくす最強のツールだった

【役割分担表が効率アップのカギ!?】役割分担表は仕事のケアレスミスもなくす最強のツールだった

by lucasiragusa
 仕事を効率的に進めるためには、能力に応じて適切に役割を分担する必要がありますが、役割分担を行う時に便利なツールが役割分担表です。役割分担表を利用することで、不明確になりがちな役割分担を全員に明確な形で提示することが可能になり、誰れが仕事を担当するのかが一目でわかります。

 役割分担表を使用する時は、どのような点に注意をすればよいのでしょうか。今回は、仕事の効率を役割分担表を使用して上げる方法について解説します。

役割分担表の基本

 役割分担表とは、仕事に必要とされる作業をいくつかに分担し、それぞれを役割としてメンバーに担わせることで業務効率の改善を図るツールです。

 役割分担表の一番のメリットは、すべての役割と担当者を一括で明示できる点にあります。役割を分担すること自体は役割分担表が無くても実行可能ですが、管理者が直接役割を分担して指示を出してしまった場合、それぞれの役割の担当者が誰なのかを現場レベルで認識することができず、連絡や連携に問題が発生してしまうでしょう。

 役割分担表を利用することで、誰がその役割を担っているのかを明確にすることができるため、いちいち管理者を通さなくても担当者同士での意思疎通が可能になり、作業の改善や業務連携などがスムーズに行われることが期待できます。また、役割分担表を利用することで作業のスペシャリストを育成できるようになり、その作業に特化した人材を活用して仕事を効率化することができるでしょう。

役割分担表の作り方

 役割分担表を作るには、まずはじめに業務全体を把握する必要があります。業務に必要な作業と時間を調査し、それぞれをリスト化してください。作業ごとに必要な頻度をチェックしておかないと、すべての作業を最適に分担することができなくなってしまうので注意が必要です。

 リスト化した作業は、それぞれの仕事の性質や業務特製後のに分類し、一人一人が担える役割の形に整えていきます。この時点で適切な作業量を意識しておかないと、一人の役割だけが過大なものになったり、役割が軽すぎで人材を効率よく活用することができなくなってしまうでしょう。

 この時、同時に仕事内容についての再点検も行いましょう。無駄な仕事はないか、まとめて実行できる作業はないか、順番を変えることで効率改善はできないか、特殊な手順が必要な作業はないか等、仕事を効率化するためにいろいろと見直しをしておくのです。対象業務に必要な作業の分類と整理が終わったら、役割分担表の基本はほぼ完成です。後はそれぞれに役割を分担しましょう。


 役割分担表は組織活動を効率化するためのツールであり、役割分担表を利用すれば即業務効率が改善されるというものではありません。効率化を推進するのは、あくまでもメンバーの努力です。役割分担表を有効に利用して、最適な役割分担を実現してください。

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