1. 進捗報告書作成が効率化の鍵!スムーズかつ円滑に仕事をこなそう

進捗報告書作成が効率化の鍵!スムーズかつ円滑に仕事をこなそう

by 三二四版畫工作房
 プロジェクトなど、仕事上での進捗状況を上司や部署へ報告する方法として、進捗報告書の提出が求められる事が一般的であり、大きなプロジェクトでは、複数の作業チームに分かれて同時進行していったりするので、各チームがどのような進捗状況なのかを把握しておく事は大切な事です。

 また、プロジェクトではなく個人の業務であっても、進捗状況を報告する会社もありますから、進捗報告書を作成するにあたっての手順やポイントを押さえておく事は有益になります。

1.進捗報告書の目的を押さえる

 進捗報告書は、単に、今取り掛かっている仕事がどのくらい進んでいるのか、進んでいないのかを把握するだけのものではありません。進んでいない場合、或いは今後進まない事が予測される様な場合、そのままの状態では支障が起こるかもしれないので、今後の作業が滞りなく進んでいくために今後のスケジュール変更やその他要員等の変更を検討しなければならないのか、そういった事を把握し、必要なら修正をかけていくために必要なのです。進捗報告書とは単に現状を報告するだけでなく、プロジェクトや仕事をスムーズに進ませるための足がかりとなるもの、という事ですね。

2.進捗報告書の作成に必要な手順

 まずは、何を報告すれば良いのかという事です。進捗報告書の目的を叶えるためには、自分達の関わっている仕事について、「どんな仕事分担があって誰がそれを担当していて、それが全てスケジュール化されているかどうか」また「分担された仕事の期限はいつなのか」そして「期限通りに終えられないとすれば阻害している原因は何なのか」という事が把握出来る必要があります。つまり、この振り分けを項目として、全て埋めていくという作業が必要です。

3.ポイントは「質問されなくても把握出来ること」

 あなたが、進捗報告書を提出される立場だとしましょう。「どの仕事を誰が行っていて、現在の進捗状況は○%で遅れています」という報告書だけだったとします。そこであなたは、報告者に対してどんな質問をしますか? 「なぜ○%しか進んでいないんだ」「その原因として考えられる事は」「誰がその作業に関わっている」「期限通りにプロジェクトを終わらせるためには、他の社員が応援しないと無理なのか」「他のメンバーの進捗状況はどうなのか」「もしも今の原因が解消された場合、今後も何か潜んでいる阻害要因はあるのか」などでしょうか。

 例えばプロジェクト進行中における報告会議等の場合、これを一人一人に行っていたら時間が何時間あっても足りません。ですから、自分が報告されたとしたらこんな事を聞きたくなるなという観点で考え、それを聞かずに済むような進捗報告書を作成するようにしましょう。そうする事で、一手間も二手間も減らす事が可能なのです。


 以上のように、自分中心に考えるのではなく、進捗報告書を読んだ人がしっかり内容を把握できるように心がけましょう。そして、プロジェクトをスムーズに更に効率的にこなしていきましょう。

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