1. いつも意図が伝わらないと思っているあなたに!社内文書を用いた他部署への仕事の依頼の仕方

いつも意図が伝わらないと思っているあなたに!社内文書を用いた他部署への仕事の依頼の仕方

by laszlo-photo
 一つの仕事を始め、終わらせるまでには様々な工程を経る必要があります。その工程にあった仕事する部署があり、自身もそのどこかに属しているかと思います。となると他部署への依頼というのは必然おきるものであり、依頼の形もさまざまかと思います。ですので、今回は自分とは違う部署に社内文書を用いて、何か仕事を依頼する時にどのように依頼すればいいかについて見ていきましょう。

1.自部署とは全く違う仕事

 例えば、製造を担当している方は経理に出金等を頼む、となれば畑違いもいいところです。おそらく製造の担当者は会社のお金を出す方法(あくまでも書類上の)はご存じないでしょう。逆をいえば経理担当者はどれだけ製品について知識があっても、実際作るとなれば簡単にはいかないでしょう。

 そんな時の社内文書で大切なのは、「要点を明確に」かと思います。特に始めに記しておきたいのは、自分が何を依頼したいか、ということです。簡単なように思えますが、他部署の担当に自分の意図を正確に伝えるということは非常に難しいのです。

 ですので、はっきりと「○○○をお願いします」と記載することが大切です。理由はそのあとに追記程度の残しておけばよいと思います。何よりそれが残しておくことが大切です。

2.仕事の内容が似ている部署、協力を仰ぐとき

 前項とは打って変わって、お隣の部署に応援を頼むときです。自部署ではどうにも手が回らず人手がほしい、プロジェクトのある箇所にはその担当部署との連携が不可欠である、など比較的身近な事象かと思います。

 社内文書の書き方自体は、「要点を明確に」は変わらないのですがもう一つとても大切なことがあります。それは「指示」です。あくまでも手伝ってもらうという立場にあるわけです。どなたに、どのように、どの程度、またはどのくらいの期間の仕事の依頼をしたいのか。これは具体的に記す必要があるでしょう。

 自部署と近い業務を行っているということで、きっと知っているだろうという慢心が時に失敗を生んでしまうものです。多少手はかかってしまうのですが、事細かに文書に記すことで曖昧さをなくすことができます。

 また丁寧に指示することで、他部署も動きやすくなります。細かい配慮がある文書のおかげで、仕事をスムーズに行うことができれば、ご自身も依頼した側も気持ちよく仕事ができるのではないでしょうか。


 小さい会社では特に、社内でのやりとりは緩慢になってしまいがちです。しかしそこを丁寧にこなしておくことで、相手も良い仕事をすることができ、また自身を助けることにもなります。簡潔さと丁寧さは両立できるのです。ですので、少し気をつけて文書作成してみてはいかがでしょうか。

U-NOTEをフォローしておすすめ記事を購読しよう
この記事を報告する