1. 作業を4段階に分けることがポイント!仕事で効果的な進捗管理の方法

作業を4段階に分けることがポイント!仕事で効果的な進捗管理の方法

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by Takashi(aes256)
 仕事を行なう上でスケジュールを管理する事は重要だと言われていますよね。その中でも重要なのは進捗管理です。しかし、一体どのように進捗管理をした方がいいのかわからないという人も多くいるでしょう。ここでは、効果的な進捗管理の方法について紹介していきます。

進捗を管理するとは

 まず始めに、基本的な理解をしていきましょう。進捗管理をするという事は、自分で実際に作業に当たる場合は勿論の事管理する立場になった場合でも非常に重要な事です。具体的には、作業をするからには終了目標(納期)と云うモノがあるので納期に間に合うように作業をしなければなりません。

 その目標に対して、どれだけ作業が進んでいるのかを管理する事が即ち、進捗管理です。そして、進捗を報告するという事は、実作業に当たる自分を含め納期に間に合うか否かを報告するという事とほぼ同義です。管理者に対して、現状を正しく報告することで管理者は納期を守れるか否かを判断します。場合によっては、増援などの処置も行うのが管理者の仕事になる訳です。

進捗をどうやって見極めるか

 それでは具体的に、どのポイントで進捗を見るかについてを紹介していきます。先ずは、作業を4段階程度に切り分けてみましょう。ここでは、起承転結のイメージを持つことがポイントです。

 次に、納期に対してのタイムスケジュールを考え、区切った作業工程にあてはめます.
(それぞれ4分の1の時間を割り当てます。)最後にチェックをすることで終了目標に対して終われるか否かを随時判断していきます。チェックするポイントは3回です。起承の間で1回、承転の間で1回、転結の間で1回です。

 それぞれの作業要領とタイムスケジュールを見合わせて、同じペースで作業が進んだ場合に、終了できるかをチェックしていきます。当然の事ですが、進捗状況は3回すべてで行いますので、進捗報告も3回するという事になります。

分かりやすい報告

 報告する際には、データを持ち出して報告するようにしましょう。「先に区切った時間ベースで半分の作業が半分の時間で終わっているので予定通りに終了する見込み」、「遅れているのであれば予定に対してどれだけ遅れている」そして、遅れを取り戻す方法があるなら、それも併せて報告するのがベストです。


 進捗管理は上記のようにして行なう事で有効的な効果を期待することができますよ。

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