1. タスクや日付を細かくして初めて意味がある!進捗管理表を作成するポイントと作成手順

タスクや日付を細かくして初めて意味がある!進捗管理表を作成するポイントと作成手順

by d'n'c
 プロジェクトのスケジュールの管理をするために、進捗管理表は欠かすことが出来ません。進捗管理表を作成することで、あとどれくらいでプロジェクトを終えなければいけないのかを視覚的に把握し納期などをしっかりと意識するのに役立ちます。自分がより的確にプロジェクトを把握するためにも、また、関わっていない人がプロジェクトについて知りたいときに参考にするのにも進捗管理表は必要です。ここでは、誰が見てもわかりやすく見やすい進捗管理表の作成手順について述べていきます。

作成ツールについてのポイント

 進捗管理表を作成するにあたって使用するツールは、誰でも閲覧可能で簡単に作成、手直しができるものを使うようにしましょう。

 一般的なのはエクセルです。これなら、社内の人に共有をすることが可能です。ガンチャートやテンプレートもフリーでネット上にあるのでそれを使ってみたり、日付や集計が必要な部分に関数を使って簡単に進捗管理表を修正することもできます。

 このようにエクセルを使い関数などを駆使して作成しておけば、部分的に変更があった場所のみの修正で済むため、進捗管理表自体を手直ししなければいけなことがなくなり現在の状況をリアルタイムで進捗管理表に反映させることができます。

見やすい進捗管理表の作り方の手順

 基本的な進捗管理表は、行に工程、列に日付で構成されます。その時に作成する工程部分を、できる限り小さなタスク単位で構成するようにしましょう。進捗管理表は納期をしっかり守るためにあるので、タスクを大まかにくくってそのタスクの大きさを曖昧にし、目安の日にちを取ったものを作成しても意味がありません。
 
 工程に書くタスクは細かく分けて、日にちも一日単位で何をしなければならないのかがわかるような手順で作成しましょう。細かく分けすぎて見にくくなってしまったなどの問題が起きないようにちょっとしたポイントがあります。

 まず一枚、全体の大まかな進捗管理表を作っておきます。それとは別にタスクごとに分けた進捗管理表をいくつか作りましょう。全体のものとタスクごとのものは、内容がリンクしていることが望ましいです(エクセルの関数などを使用し、タスクごとのものを変更したときに全体のものにも反映されるなど)。

 そして、細かくタスクを分けた進捗管理表は、そのタスクの完了時に完了したデータを使って残りの進捗管理表を更新してから完了フォルダなどに格納します。タスクの完了した進捗管理表は必要ありませんが、何かあった時のためにどこかには保存しておきましょう。
 
 この方法で作成し使用していけば、「見にくい」「どこまでやったかわからない」などの問題を避けることが出来ます。


 進捗管理表を作成する際は、上記のことを参考にムダを省いて見やすい進捗管理表を作成してみてくださいね。

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