1. 入れ忘れてないですか?社内文書の送付状作成の上で外してはいけない3つのポイント

入れ忘れてないですか?社内文書の送付状作成の上で外してはいけない3つのポイント

by 匡智會 Hong Chi Association
 仕事でメールが重要なツールになっていて、公文書もメールで扱われる会社も増えてきていますが、それでも、社内文書がなくなるわけではありません。社内文書に送付状をつける際、記載すべきポイントについて紹介します。

1.宛名および発信者の記載

 社内文書には、部署長宛て、部署長経由で回覧が必要な場合は部署長と回覧を要する個人もしくは役職名、個人宛などさまざまな宛先があります。受け取った側が誰あてなのかすぐに理解できるようにするためにも、宛名の記載は必要です。また、宛名は、社内文書を送付するために使用する封筒に記載したものと同一のものを、送付状にも記載します。

 発信者は、どの部門のどの役職の人が出したものか、わかるようにするものです。多くの場合、捺印とセットになっています。大量に発信が必要な場合は、捺印はコピーでも認められることもありますが、会社によって違いますので、事前に確認をするようにしましょう。コピー不可の場合は、面倒でも1枚ずつ送付状に捺印をします。

 また、部署長不在のときに社内文書をどうしても出さないといけない場合は、部署長の役職名の右上に、小さく「代」と書き、代理人の押印をしたうえで発信します。代は文字通り代理で発信するという意味です。不要不急でない限り、代理人での発信は、基本的に使用しない方が良いでしょう。

2.同封する書類の内容と部数および目的

 同封されているものが何なのか、その社内文書のタイトルと、同封した部数を明記します。特に、社内文書が複数同封されている場合は、書いておかないと後々問合せが多く、対応に余計な時間を取られてしまいますので、気をつけましょう。また、その書類が何のために送付され、どのように活用してもらいたいのか、きちんと目的を書いて、送付状を読んだ人が理解できるようにしておくことも必要です。

3.問い合わせ先

 社内文書に関して不明点がある場合の対応部署と担当者名を記載します。具体的には、部署名と、実務を担当する人の名前と連絡先(電話やe-mailアドレスなど)です。宛先と発信者の会社名が違う場合は、社名も記載します。


 他にも、公文書扱いであれば、番号がつきますので、必ず記載が必要です。また、その社内文書と送付状のコピーを、公文書のファイルにファイルしておき、部署の関係者が、必要なときにはいつでも閲覧できるようにしておくことも重要です。

 社内文書の送付状は、各社でルールがありますので、それに従うようにすれば問題ありません。不明な場合は、先輩や上司にフォーマット有無を確認しましょう。フォーマットがない場合は、過去の発信文書と送付状を見て、同じようにすれば良いです。また、公文書ファイルでも確認が可能です。最後に、基本的なことですが、発信日付や、「記」と「以上」の明記など、必要最低限なものは忘れずに記載するようにしましょう。

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