1. シンプルイズベスト!エクセルで進捗管理表を簡単に作成する方法

シンプルイズベスト!エクセルで進捗管理表を簡単に作成する方法

 プロジェクトを進めていくにあたり、全体ないし割り振られた作業でどの程度作業が進んでいるのかということを管理する「進捗管理」は重要な仕事です。主にプロジェクトマネージャーなどの要に当たる人達が行っている進捗管理ですが、多くの場合は進捗状況管理表のような一覧表を使用して管理しています。

 実はこの表、プロジェクトの大きな枠組みでなくても個人業務の進捗管理にも応用できるものです。身近なエクセルでこの表を作成する方法を考えておくと、きっと色々なシーンに役立つでしょう。

簡単でいい

 エクセルでも、まるでプログラミングされたかのように手を込めて作成する人もいるでしょう。進捗管理表は、その仕事やプロジェクトが終わればそこで終了となり、次の仕事にはまた別の進捗管理が必要になります。

 ですから、そこまで手を込めなくても仕事の進み具合が解れば良いのです。シンプルに考えることができるでしょう。

表の作り方

 用紙を横に使用してカレンダーの日付を右へ進めていく方法があります。A4で考えてみましょう。一番上には「進捗管理表」とかプロジェクト名などを記載していきます。その下の左側に何のプロジェクトなのかを書き込むタイトル欄があり、その欄の横に「開始日」「完了予定日」「責任者」「作成者」を入力する欄を作ります。

 ここには、その管理表を作成した作成日あるいは更新した場合の更新日などがあっても良いでしょう。そして出来るのであれば、管理表には確認欄として、印鑑を押す欄を2つほど作成しておくと後々、便利でしょう。

 ただし、タイトルや作成者は、あまり重要ではありません。ですから、そこまで欄の高くないセルを設定しておくと良いでしょう。重要なのは、その下です。まず、左側には工程の名前を設定し、一つのプロジェクトであってもいくつもの工程によって成り立っている場合がほとんどでしょう。そして、工程ごとに担当者も違います。

 ですから、工程の名前が必要なのです。その右にその仕事や工程を担当する担当者の氏名が入ります。その横ですが、工程の開始日を終了日を書きこむ欄を作っても良いですし作らなくても良いでしょう。

 しかし、ミスを無くす為には開始日と終了日を書きこむ事によってより管理しやすくなります。その横にカレンダーを書きこみます。「日」と「曜日」です。これが出来れば完成です。

進行ごとに書き込んでいく

 エクセルにはセルの色を塗れる機能がついていますので、実際にどこまで進んだのかその終了した日まで右に色をつけていくと良いでしょう。

 色塗りはカラーパレットから選べば良いので簡単です。こうすれば、どの工程がいつ終了したのか、今現在進捗中なのかどうかが一発で把握できることでしょう。また、エクセルで作成していますから、思うようにカスタマイズすることも可能です。

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