1. エクセルで進捗管理表を簡単&シンプルに作成する方法

エクセルで進捗管理表を簡単&シンプルに作成する方法

エクセルで進捗管理表を簡単&シンプルに作成する方法 1番目の画像

 プロジェクトを進めていくにあたり、全体ないし割り振られた作業でどの程度作業が進んでいるのかということを管理する「進捗管理」は重要な仕事。

 主にプロジェクトマネージャーなどの要に当たる人達が行っている進捗管理だが、多くの場合は進捗状況管理表のような一覧表を使用して管理している。

 実はこの表、プロジェクトの大きな枠組みでなくても個人業務の進捗管理にも応用できるものだ。

 身近なエクセルでこの表を作成する方法を考えておくと、きっと色々なシーンに役立つだろう。

エクセルで進捗管理表を作るときの注意点

エクセルで進捗管理表を作るときの注意点は「シンプル」「時間をかけない」

 エクセルで進捗管理表を作成する際、心がけることはたった2つ。

 1つ目は、デザインなどにこだわらずに「シンプル」な進捗管理表にすること。

 2つ目は進捗管理表の作成に時間をかけすぎないことだ。

 進捗管理表は、その仕事やプロジェクトが終わればそこで終了となり、次の仕事にはまた別の進捗管理が必要になる。

 別プロジェクトに移行したときでも使えるようにするためにも、なるべくシンプルなシートにしておくといいだろう。

進捗管理表で求められるレベルは「仕事の進み具合がわかること」

 上司に「エクセルで進捗管理表を作っておいて」といきなり指示されると、どのくらいのクオリティのものを作ればいいのだろう?と悩んでしまう人もいるだろう。

 どのくらいのレベル、クオリティの進捗管理表を求めているのかわからないまま作成し、時間をかけすぎて怒られる……という事態を避けたいものだ。

 エクセルで進捗管理表を作る目的は、あくまでも「仕事の進み具合を管理する」ということ。

 デザインなどにはこだわらずに、仕事の進み具合がわかれば問題ないのだ。

 進捗管理表を作成する際には「シンプルなシート作成」と「時間をかけすぎないこと」を心がけよう。

エクセルを使った進捗管理表の作り方

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 進捗管理表として一般的なのが「ガントチャート」と呼ばれるものだ。

 プロジェクト管理や生産管理などに用いられており、テンプレートやWebツールなどが多数存在する。

 ガントチャートでの進捗管理は、横棒によって各タスク・作業の進捗状況を把握していく。

エクセル進捗管理表の作り方①:進捗管理表に必要不可欠な情報を記入する

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 まずは「プロジェクト名」「日付」「曜日」「タスク」「タスク担当者」など、進捗管理表において欠かせない情報をシートに記入していこう。

 基本的に「プロジェクト名」は左上に記入することが多い。やや大きめな文字で、目立たせるといいだろう。

 また、エクセルの場合は誰がシートを作成したのかがわかりにくいため、プロジェクト名と同じセルに「作成日」「作成者名」を記入してほしい。

 プロジェクト名の横には「カレンダーの日付」、プロジェクト名の下には「プロジェクトの細かなタスク、各タスクの担当者」などを記載する。

 エクセルのグラフ機能などを活用して、自動で横棒グラフを作っていく場合は「開始日」「完了予定日」などを記入するセルを作成しておこう。

 セル範囲を選択することで、簡単に進捗を表す横棒グラフを作れるはずだ。

エクセル進捗管理表の作り方②:カレンダーの日付、曜日を記入する

 カレンダーの日付をいちいち手入力するのはNG。

 最も簡単にカレンダーを作成する方法は、先頭セルに月初の日付を入力し、セルを選択→ドラッグするとオートフィルで他の日付を自動入力するという方法。

 曜日もカレンダー同様、オートフィル機能を使って入力してみてほしい。

エクセルの基本「オートフィル」機能の使い方

  • ①連続データの先頭となる情報をセルに記入する
  • ②先頭データのセルを選択し、セルの右下にカーソルを合わせる
  • ③黒十字キーをドラッグして、取得したいデータ分だけカーソルを引っ張る

エクセル進捗管理表の作り方③:プロジェクトのタスクを記入する

 「プロジェクト」という大きなものを成功させるためには、小さなタスクや作業を積み重ねていく他ない。

 進捗管理をするためにも、プロジェクトのタスク・作業を洗い出す必要があるのだ。

 1つのタスクを洗い出したら、さらに細分化できないかどうかを考えて、セルに記入していこう。

 細分化したタスクは、分解前のタスク下にインデントを1マスずらして記入するとわかりやすいため、試してみてほしい。

エクセル進捗管理表の作り方④:各タスク・作業の担当者、スケジュールを記入する

 一通りタスクを洗い出し終えたら、次に各タスクの担当者とスケジュールを記入していこう。

 固定メンバーでタスクを回す場合、ドロップダウンリストにメンバー名を入れておくと、わざわざタイピングする必要がなくなる。

 ドロップダウンリストで担当者を選択したい場合、下記の方法を使ってリストを作ってみてほしい。

ドロップダウンリストの作成方法

  • ①データ→データの入力規則
  • ②設定→許可から「リスト」を選択
  • ③元の値ボックスにコンマで区切って、選択肢の入力していく
    例:「田中,佐藤,山田」

 スケジュールが定まったら、該当するスケジュールのセルを所定の色で塗りつぶしていこう。

 「開始日」「完了予定日」、それぞれのセルの色を決めて塗りつぶす。

 プロジェクトの進捗管理をしていく場合には、進んだ日付分をオートフィルで塗りつぶしていけばOKだ。

 「開始日」と「完了予定日」をセルに記入する場合には、自動色付き機能を作ってみるのもいいだろう。

エクセルの進捗管理表の使い方

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エクセルの進捗管理表の使い方:進捗した分だけセルを塗りつぶしていく

 先にも述べたように、タスクに着手し始めたら各タスクが進捗しているところまで色を塗りつぶしていこう。

 「各タスクは、完了予定日まであと何日あるのか?」などを確認することによって、プロジェクトをスケジュール通りに完遂することができる。

 進捗管理表のカレンダーと横棒によって、各工程やタスクがいつ終了したのか、どこまで進捗しているのかを一目で把握できるのだ。


 エクセルで進捗管理表を作る場合、自分のカスタマイズ次第でより使いやすいシートになる。

 とはいえ、あまりにもマクロや関数などの機能にこだわりすぎて時間がかかってしまうのはビジネス的にNG。

 まずは自分の能力で作成できる範囲で、シンプルな進捗管理表を作ってみよう。上司にやり直すように伝えられてから、細かなポイントは改善すれば問題ないはずだ。

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